L’immobilier d’entreprise représente une part conséquente des dépenses d’une société. Après les salaires, c’est même le deuxième poste budgétaire le plus important. Loyer, charges, entretien, aménagement… La facture grimpe vite et peut peser lourd, surtout si l’espace de travail est mal exploité. Mais bonne nouvelle : réduire ces coûts sans sacrifier la qualité de vie au travail, c’est possible !
Des bureaux surdimensionnés, sous-utilisés ou figés dans un contrat trop rigide ? C’est de l’argent perdu chaque mois.
À l’inverse, un espace de travail optimisé et adapté à vos besoins devient un véritable levier de performance pour votre entreprise.
Alors, comment concilier maîtrise budgétaire et bureaux où il fait bon travailler ? En ajustant intelligemment chaque paramètre : surface, mutualisation des services, consommation énergétique…
Nous mettons notre expérience à votre service avec 8 leviers concrets pour alléger la facture tout en garantissant un cadre de travail optimal :
- 1. Mesurer l’impact des bureaux pour ajuster sa stratégie de réduction des coûts immobiliers
- 2. Choisissez un bâtiment avec de bonnes performances énergétiques
- 3. Réduire la consommation énergétique au quotidien
- 4. Réduisez les dépenses liées aux équipements de bureaux et au matériel informatique
- 5. Adoptez un modèle immobilier flexible : la location de bureaux en prestation de services
- 6. Rentabilisez le prix des espaces en fonction de leur occupation
- 7. Regroupez les services pour réduire les charges opérationnelles
- 8. Évitez les fausses bonnes idées
1. Mesurer l’impact des bureaux pour ajuster sa stratégie de réduction des coûts immobiliers
L’optimisation des bureaux ne doit pas être guidée uniquement par des considérations financières.
Réduire les coûts, c’est essentiel, mais encore faut-il que ces économies ne se fassent pas au détriment du bien-être de vos collaborateurs ni de l’image de votre entreprise.
Un espace de travail bien conçu est un puissant levier de productivité, d’attractivité et de valorisation de la marque.
Un environnement de travail adapté pour maximiser la productivité
Oubliez l’idée que les bureaux sont avant tout un coût à absorber. Bien plus qu’un simple espace de travail, ils façonnent la dynamique de votre entreprise, influencent le bien-être des équipes et boostent l’engagement et la productivité.
Les bureaux ont un impact sur le bien-être des collaborateurs, et par conséquent sur leur productivité. Selon la Harvard Business Review (The Happiness Dividend), un employé heureux est 31 % plus productif, trois fois plus créatif et 10 % plus impliqué dans son travail.
De plus, un environnement de travail bien pensé favorise la concentration, réduit la fatigue et stimule la collaboration, ce qui se traduit par une meilleure efficacité au quotidien.
L’attractivité de l’entreprise : un critère clé pour recruter et retenir les talents
L’image de marque de l’entreprise : un levier stratégique auprès des clients et partenaires
Clients, partenaires, investisseurs, candidats… Tous perçoivent la culture d’entreprise à travers votre environnement de travail. Un espace moderne, bien conçu et aligné avec les valeurs de l’entreprise renforce la crédibilité et l’image de marque
2. Choisissez un bâtiment avec de bonnes performances énergétiques
La performance énergétique des bureaux devient donc un critère stratégique pour optimiser les coûts et limiter votre empreinte carbone.
Opter pour des bureaux bien isolés pour réduire les coûts énergétiques
- Une isolation thermique performante (murs, toiture, planchers, fenêtres à double ou triple vitrage).
- Une bonne étanchéité à l’air pour éviter les fuites de chaleur.
- Une ventilation efficace pour limiter l’humidité et assurer une qualité d’air optimale.
Privilégier un bâtiment ayant une certification environnementale
BREEAM (Building Research Establishment Environmental Assessment Method) : ce label britannique évalue la durabilité des bâtiments selon plusieurs critères, dont l’efficacité énergétique et la gestion des ressources. Les immeubles Newton Offices répondent, par exemple, aux exigences de cette certification.
Travailler dans un bâtiment certifié BREEAM, HQE ou LEED permet non seulement de réduire les coûts énergétiques, mais aussi d’améliorer l’image de marque de l’entreprise en affirmant son engagement en faveur du développement durable.
Minimiser les risques d’investissements coûteux en rénovation
Des obligations de mise aux normes : certains bâtiments anciens devront être rénovés pour répondre aux nouvelles réglementations environnementales. Un cout qui est à la charge du bailleur, mais qui sera automatiquement répercuté sur le cout des bureaux pour le locataire et qui entraînera des nuisances (travaux, bruit…)
3. Réduire la consommation énergétique au quotidien
L’énergie représente des dépenses significatives pour les entreprises. Chauffage, climatisation, éclairage, eau, électricité… autant de postes de consommation qui, s’ils ne sont pas maîtrisés, peuvent alourdir considérablement la facture énergétique.
Optimisez la climatisation et le chauffage
- En hiver, 19°C est suffisant pour un environnement de bureau confortable.
- En été, la climatisation ne devrait pas descendre en dessous de 26°C pour éviter une surconsommation.
Petite astuce toute simple que nous utilisons beaucoup dans les immeubles Newton Offices : jouez avec les stores et volets.
Maîtriser les consommations et la température de l’eau
Dans les sanitaires et les vestiaires, il existe des petits ajustements très simples à réaliser pour limiter la consommation d’eau. Vous pouvez notamment opter pour des robinets à fermeture automatique ou sans contact. Terminé le robinet qui coule toute la nuit, il s’arrête même pendant que l’on se savonne les mains.
Installer des réducteurs de débit sur les robinets et les douches réduit la consommation d’eau sans que personne ne remarque la différence. Un simple mousseur peut réduire le débit de 12 à 8 litres par minute ! Imaginez ça sur des dizaines de lavabos.
Pensez également à sensibiliser vos équipes. De simples petits messages bien intégrés dans les sanitaires et la cuisine pour inviter vos équipes à ne pas gaspiller d’eau font très bien l’affaire.
Pour aller plus loin : 8 défis à relever pour réduire l’impact environnemental de vos espaces de travail.
Maîtriser la consommation d’électricité
L’électricité représente une grosse part des dépenses énergétiques dans un bureau. Louer des bureaux, c’est aussi optimiser leur efficacité énergétique. Entre l’éclairage, les équipements informatiques et les appareils en veille, de nombreuses optimisations sont possibles.
Installer les postes de travail près des fenêtres est un excellent moyen de profiter de la lumière naturelle au sein des bureaux et ainsi de pouvoir limiter le chauffage l’hiver. Le choix de peintures claires appliquées sur les murs permet aussi de favoriser la diffusion de la lumière.
Remplacer les ampoules classiques par des LED de classe énergétique A. permet de consommer jusqu’à 80% d’énergie en moins. Cette solution est également plus durable car la durée de vie des LED est 10 fois plus longue.
Éteindre les ordinateurs et écrans après usage, plutôt que de les laisser en veille permet de réduire de 20 à 40% sa consommation d’électricité.
Opter pour des ordinateurs portables plutôt que des tours fixes : ils consomment jusqu’à 80% d’énergie en moins.
Un bureau bien optimisé, c’est un bureau qui consomme intelligemment. D’autant que l’impact se voit vite sur les coûts (et sur la planète) !
4. Réduisez les dépenses liées aux équipements de bureaux et au matériel informatique
Opter pour du matériel reconditionné
En effet, le matériel reconditionné et remis à neuf par des professionnels mais revendu jusqu’à 50% moins cher que du neuf. Une économie significative lorsque l’on cherche à réduire ses coûts. Le tout en bénéficiant d’une garantie.
Nombre de fournisseurs proposent de telles solutions aux entreprises. C’est le choix qu’a fait Newton Offices, avec par exemple Tech Green, pour le matériel informatique de ses équipes ou encore Illy, qui équipe nos espaces de travail avec des cafetières professionnelles reconditionnées.
En plus d’être plus économique financièrement, cette solution est écologique car elle participe à la réduction des déchets. Un choix intelligent, efficace et responsable !
Choisir du mobilier recyclé ou up-cyclé
C’est que nous faisons dans certains immeubles Newton Offices. Grâce à un partenariat avec Adopte un Bureau qui équipe nos sites de meubles reconditionnés à l’état neuf (bureaux, chaises, caissons…).
Opter pour des solutions de leasing
Acheter du matériel peut sembler être une solution logique pour beaucoup d’entreprises, mais cela représente un investissement important qui nécessite des liquidités.
Le leasing, ou location longue durée, offre une alternative flexible et avantageuse, aussi disponible pour de nombreux équipements de bureau.
Aucune investissement n’est nécessaire. Les paiements sont mensualisés, ce qui permet de préserver la trésorerie de l’entreprise.
L’entretien et la maintenance sont inclus. Les fournisseurs prennent en charge les réparations et la mise à jour des équipements. C’est d’ailleurs cet aspect qui rend le leasing plus responsable : le prestataire a intérêt à ce que les équipements mis à disposition durent le plus longtemps possible (par opposition à l’obsolescence programmée).
5. Adoptez un modèle immobilier flexible : la location de bureaux en prestation de services
La location de bureaux en prestation de services propose une alternative plus agile, en permettant aux entreprises d’adapter leurs espaces de travail en fonction de leurs besoins réels.
Ce modèle flexible supprime les contraintes liées aux baux 3-6-9, réduit les coûts cachés et évite l’immobilisation de liquidités précieuses.
Concrètement, avec la location de bureaux en prestation de services proposée par Newton Offices, vous payez uniquement ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. Un choix pragmatique pour rester agile sans alourdir votre budget.
Limiter les immobilisations
En signant un bail commercial, une entreprise doit généralement s’acquitter de 9 à 12 mois de loyer HT sous forme de caution ou garantie. Cet argent est immobilisé pendant toute la durée du bail, à savoir entre 3 et 9 ans.
Avec la location de bureaux en prestation de services, cette contrainte disparaît. L’entreprise ne paye qu’un dépôt de garantie réduit. Chez Newton Offices, c’est l’équivalent d’un à deux mois de redevance.
Cela libère immédiatement des liquidités pour financer d’autres priorités stratégiques, comme le recrutement ou le marketing par exemple.
Une solution qui convient à tous types d’entreprises : des PME en croissance aux grands groupes internationaux qui veulent se délester de la gestion des bureaux.
Payer uniquement pour la surface réellement occupée
Avec un modèle de bureaux flexibles comme ceux proposés par Newton Offices aux 4 coins de France, vous ajustez en temps réel la surface dont vous avez besoin.
Que ce soit pour augmenter ou réduire votre surface, la modularité des contrats de prestation de services permet de vous adapter de manière fluide, d’un mois sur l’autre.
Et si vous rencontrez un pic d’activité temporaire, ou si vous avez besoin d’espace supplémentaire pour un projet spécifique : aucun problème. Chez Newton Offices, il est possible de louer des surfaces temporairement, cela peut aussi permettre de faire des tests et d’ajuster sa stratégie en quelques semaines.
Limiter les coûts d’entrée et de sortie
Un des inconvénients majeurs du bail commercial réside dans les coûts d’aménagement et de remise en état.
À l’entrée : les locaux sont généralement loués bruts. Pour les faire coller à vos besoins, il faut investir dans des travaux d’aménagement (cloisonnement, peinture, installation électrique…), du mobilier et des équipements, ce qui représente un coût initial important. Du temps, du stress et de l’argent.
À la sortie : le bail commercial impose une remise en état des bureaux. Concrètement il faut les rendre comme vous les avez trouvés : supprimer les éventuels travaux de cloisonnement, décoration etc. Ce qui génère des dépenses souvent sous-estimées.
Avec la location de bureaux en prestation de services, pas de dépense supplémentaire. Les bureaux sont clés en main, entièrement aménagés et équipés et ne nécessitent donc pas de travaux. Vous avez besoin d’un aménagement sur-mesure ? Newton Offices s’occupe de tout pour personnaliser vos bureaux pour vous éviter d’avoir à gérer le volet conception d’espaces de travail, décoration, chantier…
À la sortie, pas de travaux à prévoir. Seuls les frais nettoyage sont à prévoir selon l’état des lieux de sortie.
Éviter les déménagements coûteux
Un déménagement de bureaux est une opération souvent sous-estimée en termes de coût et de complexité.
- Augmenter ou réduire votre surface sans déménager.
- Rester dans le même immeuble tout en adaptant vos bureaux au fil du temps.
- Éviter les interruptions liées au changement de locaux.
6. Rentabilisez les espaces en fonction de leur occupation
Des bureaux vides plusieurs jours par semaine, une salle de réunion rarement utilisée, des pièces mal conçues… Autant d’espaces qu’il faut néanmoins chauffer, nettoyer, entretenir, etc.
Mutualiser les espaces communs
- Profiter d’espaces modernes et bien équipés, dignes de grands groupes, même pour une TPE ou une PME.
- Réduire considérablement les charges en divisant les frais avec d’autres entreprises.
- Favoriser la convivialité et les synergies inter-entreprises, en partageant des espaces où les professionnels peuvent échanger.
En mutualisant cet espace avec plusieurs entreprises dans un immeuble flexible, elle profite des mêmes prestations à moindre coût.
Louer des salles de réunion à la demande
Plutôt que de payer une salle sous-utilisée en permanence, une alternative plus rentable consiste à louer des salles de réunion à la demande.
- Un coût maîtrisé : vous ne payez que pour votre usage réel, et non pour une salle vide la moitié du temps.
- Des équipements de qualité : Wi-Fi haut débit, écrans connectés, outils de visioconférence, mobilier ergonomique. le tout sans avoir à acheter ces équipements.
- Une flexibilité totale : besoin d’une petite salle pour un brainstorming ou d’un grand espace pour une conférence ? Il suffit de réserver en ligne en quelques clics.
Certains de nos voisins ont même revu la manière dont ils ont conçu leurs espaces de travail : terminé les grandes salles de réunion vides 90% du temps, ils viennent chez Newton Offices quand le besoin s’en fait ressentir !
Adopter le flex office pour réduire l’espace inutilisé
Vous optimisez ainsi le nombre de postes de travail en fonction de la présence réelle des équipes. A condition que le rythme de télétravail soit lissé au sein de vos équipes (si tout le monde est là les mêmes jours, pas d’économie de surface).
7. Regroupez les services pour réduire les charges opérationnelles
Le coût de vos bureaux ne se résumer pas à la valeur du loyer. Les coûts d’entretien, de maintenance, d’accueil, d’internet et de services divers s’accumulent rapidement et peuvent peser lourdement sur le budget d’une entreprise.
Au-delà des frais directs, il y a aussi le temps passé par vos équipes à gérer ces aspects administratifs et logistiques. Or, chaque heure consacrée à la gestion des bureaux est une heure qui pourrait être investie dans des missions à forte valeur ajoutée et plus globalement, votre croissance.
C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises optent pour des solutions de bureaux en prestation de services, où l’ensemble de la gestion est assuré par un opérateur dont c’est le métier, comme Newton Offices.
Pour aller plus loin : Loyer, travaux, entretien… Le vrai coût d’un bureau en location
Externaliser la gestion des bureaux
Ce modèle peut rapidement se transformer en casse-tête, mobilisant du temps et des ressources internes qui seraient mieux utilisés ailleurs.
Cela représente un gain de temps pour les équipes, qui se transforme en gain financier pour votre entreprise, puisque vos salariés peuvent se consacrer pleinement à leur cœur de métier, sans avoir à gérer des tâches logistiques chronophages.
Réduire le nombre de contrats, abonnements et factures à traiter
Gérer un bureau en bail classique, c’est souvent gérer une montagne de paperasse.
Internet et téléphonie, maintenance et entretien, fournitures et consommables, fournisseur d’électricité et d’eau… la liste est sans fin.
Autant de contrats à gérer ou abonnement à gérer, de factures mensuelles à traiter, de prestataires à piloter, de renouvellements à négocier… Tout cela nécessite du temps, de l’attention et de l’énergie qui repose sur les épaules de votre équipe.
Une aubaine enfin pour les dirigeants : aucune charge imprévue, tout est inclus, sans surprise ni coûts additionnels cachés.
8. Évitez les fausses bonnes idées
Réduire la surface des bureaux, choisir une localisation plus éloignée ou encore sous-louer des espaces non occupés sont autant de stratégies qui, si elles ne sont pas correctement anticipées, peuvent engendrer des coûts cachés et nuire à la productivité des équipes.
Fausse bonne idée n°1 : déménager dans des bureaux plus petits, un piège coûteux
L’une des premières réflexions lorsqu’on cherche à réduire les coûts immobiliers est d’opter pour une surface plus réduite. En théorie, louer moins de mètres carrés signifie payer un loyer moins élevé. En pratique, cette approche peut avoir des effets négatifs sur plusieurs aspects de l’entreprise.
Frais de résiliation anticipée du bail existant, double loyer le temps que les dates s’alignent, frais de déménagement (transport, logistique, nouveaux aménagements), temps perdu par les équipes pour l’organisation et la transition, coût des nouveaux aménagements (mobilier, équipements adaptés à la nouvelle configuration). La liste est longue.
A cela s’ajoute l’impact sur vos équipes en termes de stress et d’incertitudes. Un projet de déménagement est souvent long. Entre la volonté de trouver son nouveau nid et le jour de l’emménagement, plusieurs mois s’écoulent (6 à 12 en moyenne). Une période pendant laquelle vos équipes se demanderont si votre nouvelle adresse aura un impact sur leur trajet domicile-travail, comment les nouveaux bureaux seront aménagés, si le niveau de confort sera satisfaisant…
Un bureau trop petit et trop densifié n’est pas la bonne solution. Travailler dans un espace surchargé n’est pas idéal.
Attention aussi à ne pas sacrifier les espaces de détente et de collaboration qui restent essentiels pour le bien-être de vos équipes. Bref, voyez à long terme !
Fausse bonne idée n°2 : choisir une localisation plus excentrée, des économies qui peuvent coûter cher
Face aux loyers élevés des centres-villes, il peut être tentant d’opter pour une adresse excentrée pour obtenir des bureaux moins chers.
Pourtant, cette décision peut avoir des répercussions sur la dynamique de l’entreprise comme sur l’engagement de vos salariés.
Posez-vous tout d’abord la question de l’accessibilité de vos bureaux. Choisir un emplacement loin du centre-ville signifie souvent moins d’options de transports en commun, des trajets domicile-travail allongés, ainsi que des options de mobilité plus compliquées pour vos collaborateurs, clients et partenaires.
De plus, des bureaux difficilement accessibles peuvent décourager les salariés qui insisteront de plus en plus pour travailler depuis chez eux avec un impact sur la cohésion de vos équipes. Cela complexifiera également le recrutement de nouveaux talents.
Enfin, une localisation plus excentrée signifie souvent une adresse moins prestigieuse, voire moins dynamique. C’est l’image de marque de votre entreprise qui en subit les conséquences.
Fausse bonne idée n°3 : sous-louer les surfaces non occupées, un pari risqué
Dans le cas où vous disposez de bureaux trop grands, l’idée de sous-louer une partie de l’espace peut sembler être une solution évidente pour optimiser les coûts
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, sous-louer ses bureaux n’est pas toujours possible. L’article L145-31 du Code de commerce stipule que la sous-location est interdite sans l’accord écrit du bailleur, et le propriétaire peut imposer des conditions spécifiques ou refuser la sous-location.
Coté gestion, la sous-location peut rapidement devenir un véritable casse-tête. En immobilier d’entreprise, on a coutume de dire que la sous-location est un bon plan pour le sous-locataire, mais un calvaire pour le locataire.
Conclusion : passer d’une logique de coût à une logique d’optimisation
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