Déménager ses bureaux représente un changement majeur pour toute entreprise ainsi que pour ses salariés. Mais le chemin du déménagement peut s’avérer périlleux s’il est mal préparé. Des retards qui bloquent la reprise de votre activité, des dépenses imprévues, du stress supplémentaire pour vos collaborateurs… autant de pièges que nous vous proposons d’éviter avec nos conseils pour un déménagement sans (trop d’)encombre.

 

Pratique : Téléchargez votre « Checklist Déménager ses bureaux » pour l’imprimer, l’enregistrer ou le partager autour de vous :



 

Avant même de prévoir votre déménagement, commencez par bien cadrer votre recherche de bureaux :

1. Respecter le préavis de votre bail actuel. Renseignez-vous en amont sur la durée de préavis à respecter ainsi que sur les termes de votre engagement. Assurez vous de ne pas rater la date maximale pour déposer votre préavis. Si vous souhaitez sortir d’un bail 3-6-9, pendant une période triennale, vous serez certainement tenu de remplir certaines conditions, comme trouver une entreprise qui reprendra votre bail sous les mêmes conditions de loyer et de durée…

2. S’assurer de la nécessité de changer de bureaux, en identifier les raisons et ce que vous attendez de vos prochains locaux. Comme pour tout projet immobilier, trouver vos futurs bureaux est une affaire de compromis, vous ne trouverez certainement pas la perle rare qui coche toutes les cases… Posez-vous les bonnes questions : qu’est-ce qui ne vous convient plus dans vos bureaux actuels ? Que vous manque-t-il ? Quels critères sont indispensables ou facultatifs ? De quel budget disposez-vous vraiment pour vos bureaux ?
Pratique : Loyer, travaux, entretien… Le vrai coût d’un bureau en location

3. S’assurer de la pertinence des nouveaux bureaux, pour ne pas avoir à déménager de nouveau dans quelques mois. Posez-vous les bonnes questions : de quoi avez-vous besoin ? Quelle surface ? Pour combien de temps ?

New call-to-action

Une fois vos nouveaux bureaux trouvés, ne négligez pas la préparation de votre déménagement, qui doit être réalisée bien en amont.

4. Désigner un “responsable déménagement” en interne qui sera le relais entre les prestataires, la direction et les salariés. Il sera le garant du bon déroulement de chacune des étapes du déménagement : des préparatifs jusqu’à l’emménagement dans vos nouveaux bureaux. Un chef de projet multi-casquettes qui saura anticiper les problèmes, trouver des solutions intelligentes rapidement et communiquer de manière efficace avec tous ses interlocuteurs. Le responsable déménagement se tiendra également à la disposition des collaborateurs pour répondre à toutes leurs interrogations…

5. Établir un rétroplanning du déménagement afin d’organiser les différentes étapes et ne rien laisser au hasard. Ainsi, vous aurez les cartes en main pour savoir quand commencer à préparer chaque étape et si vous êtes dans les temps pour que tout soit prêt le jour J.

6. Prévoir une marge de sécurité avant la fin de votre bail. Fixez la date du déménagement trois à quatre semaines avant la date à laquelle vous devez rendre les locaux. Vous prévoyez ainsi une marge de manœuvre, en cas de retard sur le planning de déménagement ou d’imprévu dans la remise en état de vos bureaux. Eh oui, n’oubliez pas que vous devrez probablement remettre vos anciens bureaux dans leur état initial (voir point 25).

7. Prévoir une marge de sécurité avant la date d’emménagement. Assurez-vous que vos nouveaux bureaux soient prêts une à deux semaines avant le déménagement. Vous limiterez les risques de devoir déménager sans avoir de point de chute pour vos équipements. Vous éviterez ainsi d’en payer le stockage le temps que vos bureaux soient prêts à vous accueillir.

8. Informer les représentants du personnel. Légalement et selon la taille de votre entreprise, vous êtes tenu de les informer au moins 3 mois avant la date du déménagement.

9. Communiquer auprès de tous les salariés, dès que possible, un maximum d’informations sur le déménagement (date précise, nouvelle d’adresse, procédure mise en place pour le déménagement, répartition des équipes…). Vous limiterez le stress et les interrogations des salariés. Si possible, désignez des référents dans chaque service qui pourront faire remonter les questions et inquiétudes des collaborateurs, et assurer le relais des informations provenant du responsable du déménagement. Si possible également, organisez une visite avec ceux qui souhaitent découvrir leur nouveau cadre de travail avant le déménagement.

10. Rédiger un cahier des charges précis. Listez le maximum d’informations qui aideront les déménageurs que vous solliciterez à bien comprendre vos besoins. Il convient de décrire :

  • votre entreprise (domaine d’activité, organisation, nombre de salariés, etc.)
  • vos bureaux actuels (superficie, adresse, spécificité d’accès, étages, etc.)
  • vos futurs bureaux (superficie, adresse, spécificité d’accès, étages, etc.)
  • tout ce qui concerne le déménagement en lui-même (le planning prévu, les types et volumes d’équipements et mobiliers à déménager, les spécificités des sites, etc.)

Le choix de l’entreprise de déménagement est l’un des paramètres déterminants au bon déroulement de votre déménagement.

11. Demander plusieurs devis auprès de différents déménageurs pour faire jouer la concurrence et obtenir le meilleur tarif. Comparez les offres et les tarifs afin de choisir la prestation qui vous convient (chargement et déchargement du mobilier, monte-meuble, emballage et déballage d’objets fragiles, cartons prévus par les déménageurs, remontage du mobilier et montage des nouveaux meubles achetés par ailleurs).

12. Demander aux déménageurs de vous aider à évaluer vos besoins réels. Les entreprises de déménagement que vous solliciterez connaissent leur métier et pourront vous aider à bien cerner les prestations dont vous avez besoin. Transmettez-leur votre cahier des charges et demandez-leur s’ils ont besoin d’informations complémentaires.

13. Choisir des déménageurs habitués aux déménagements de sociétés, disposant de matériel spécifique pour le transport d’équipements lourds et fragiles (serveurs, imprimantes, etc.). Vérifiez également leur assurance, cela peut s’avérer utile en cas de dégradation lors du déménagement.

14. S’assurer d’avoir signé la convention nommée “Lettre de voiture du déménagement”, auprès de la société de déménageurs. Ce document obligatoire stipule les conditions, le contrat de transport et les obligations de chacune des parties. Il doit inclure la fiche d’instruction et la déclaration de valeur de vos équipements.

15. S’assurer d’avoir effectué les demandes en mairie et obtenu les autorisations de stationnement des camions. Certaines entreprises de déménageurs pourront se charger d’obtenir toutes les autorisations nécessaires, sinon vous devrez effectuer les demandes vous-même.

Avant de préparer votre installation, ne négligez pas la préparation de votre départ…

16. Impliquer les salariés dans les étapes de préparation, afin que chacun se sente concerné. C’est le bon moment pour demander à vos équipes de nettoyer, ranger et trier leur matériel afin de jeter le superflu et de préparer ce qu’il y aura à déménager.

17. Effectuer un inventaire de vos équipements. Faites la liste de votre mobilier, votre matériel informatique et électronique, ainsi que de tous vos documents. Cela vous permettra de savoir :

  • ce que vous comptez garder dans vos nouveaux bureaux ;
  • ce que vous aurez besoin de stocker ou d’archiver dans un lieu tiers ;
  • ce dont vous devrez vous débarrasser (équipements obsolètes ou inutiles) ;
  • ce que vous aurez besoin d’acheter pour vos nouveaux bureaux.

18. Se débarrasser des équipements que vous ne comptez pas déménager. Le mobilier et matériel inutile pourra être vendu ou cédé à des organisations caritatives. Les équipements obsolètes pourront être recyclés. Certains déménageurs vous proposeront de se charger de ces tâches, sinon vous devrez le faire vous-même.

19. Commander les équipements nécessaires pour vos nouveaux bureaux. Effectuez en amont du déménagement, les commandes pour les équipements dont vous aurez besoin dans vos nouveaux bureaux (nouveaux meubles, remplacement de matériel obsolète, etc.). Ainsi, vous pourrez vous assurer qu’ils seront livrés avant votre arrivée.

20. Transférer ou résilier votre abonnement Internet, afin de vous assurer que vous ne continuerez pas à payer une fois que vous aurez déménagé et évidemment, que vous aurez une connexion internet dès votre arrivée dans vos nouveaux bureaux (comptez quelques semaines d’avance par précaution).

21. Transférer ou résilier le contrat d’assurance de vos bureaux, au minimum 2 semaines avant le déménagement.

22. Transférer ou résilier vos abonnements d’énergie (électricité, gaz, eau, etc.), au minimum 2 semaines avant le déménagement.

23. Transférer vos comptes bancaires dans une agence plus proche de vos nouveaux bureaux, afin de faciliter vos démarches et les rendez-vous avec votre banquier, après votre emménagement (surtout si vous changez de région ou de ville).

24. Résilier ou transférer votre contrat d’entretien des bureaux. Si le prestataire chargé de l’entretien de vos bureaux ne peut pas transférer votre contrat pour vos nouveaux bureaux, vous devrez le résilier et chercher un nouveau prestataire. Un déménagement est souvent l’occasion de benchmarker d’autres prestataires qui seront peut-être plus adaptés à votre nouvelle surface, avec parfois de belles économies à la clé. Pensez-y !

25. Vérifier les conditions de restitution de vos bureaux, stipulées dans votre bail ou votre contrat de prestation de services. Généralement, le propriétaire vous demande de rendre les locaux dans l’état où vous les avez trouvés lors de votre emménagement.

26. Réaliser des travaux de remise en état, afin de rendre vos bureaux propres et prêts à être loués. Il conviendra par exemple de repeindre les murs, nettoyer les sols, etc. Cela engendre des coûts non négligeables : en plus de la main d’œuvre, prévoyez de payer un double loyer le temps que ces travaux soient réalisés.

Avant d’emménager, portez une attention particulière sur vos nouveaux bureaux. Vous éviterez les mauvaises surprises au moment d’y accueillir vos collaborateurs.

27. Vérifier la conformité des bureaux aux normes de sécurité. Assurez-vous que vos salariés seront en sécurité dans vos nouveaux bureaux. Toutes les normes en vigueur doivent être respectées, notamment en termes de sécurité incendie.

28. Vérifier les affichages obligatoires dans les nouveaux bureaux. Certaines informations doivent impérativement être affichées dans vos bureaux, comme par exemple, les consignes de sécurité, d’incendie, ou l’interdiction de fumer. Avant d’emménager dans vos nouveaux bureaux, vous assurez-vous que les obligations légales d’affichage soient respectées. Vous en trouverez le détail sur le site du Service public.

29. Réaliser des travaux dans les nouveaux bureaux, si nécessaire. Vous voudrez sûrement réaménager l’espace, ajouter ou supprimer des cloisons, repeindre les murs à vos couleurs, installer des éléments de branding, etc. Prévoyez large au niveau du délai pour ne pas vous retrouver sans bureau lorsque vous devrez rendre vos anciens locaux. Ici aussi, il faudra prévoir une période transitoire pendant laquelle vous paierez deux loyers en même temps…

30. Vérifier la connexion internet. Assurez-vous d’avoir un débit suffisant, que la portée du réseau Wifi soit adaptée aux espaces de travail, de la présence de prises RJ45 aux endroits ou cela sera nécessaire pour vos collaborateurs (salles de réunion et espaces communs notamment pour vos visio à plusieurs).

31. Vérifier les accès aux nouveaux bureaux. Assurez-vous d’avoir assez de clés ou de badges pour tous les salariés. Le nombre de clés ou de badges permettant l’accès à vos futurs bureaux est généralement stipulé dans le contrat ou le bail. Si vous n’en avez pas suffisamment deux solutions s’offrent à vous :

  • organisez-vous pour confier les clés aux bonnes personnes en fonction des heures d’arrivées et départs de chacun ;
  • contactez le bailleur qui pourra mettre plus de clés ou de badges à votre disposition. Attention cela entraînera certainement un coût supplémentaire.

32. Effectuer le changement d’adresse. Vous devez informer toutes les personnes et organismes avec qui vous êtes en contact et qui sont susceptibles de vous envoyer du courrier ou simplement de connaitre votre adresse. En voici une liste non exhaustive, pensez à prévenir :

  • vos prestataires ;
  • vos partenaires ;
  • vos clients ;
  • vos fournisseurs ;
  • vos investisseurs ;
  • votre banquier ;
  • votre assureur ;
  • vos cabinets comptable et RH ;
  • votre mutuelle d’entreprise ;
  • la médecine du travail ;
  • l’URSSAF ;
  • le centre des impôts ;
  • Pôle emploi.

33. Déclarer le transfert du siège social. Si votre changement d’adresse correspond à un déménagement du siège social de votre entreprise, vous devez le déclarer auprès du Centre de formalités des entreprises (CFE).

34. Souscrire de nouveaux abonnements pour les charges courantes de vos nouveaux bureaux. Si vous n’avez pas pû transférer vos contrats à votre nouvelle adresse, vous devrez souscrire de nouveaux contrats auprès des fournisseurs d’accès à internet, de téléphone, d’énergie, etc.

35. Faire réexpédier votre courrier pendant 1 an minimum. Même si vous avez notifié tous vos contacts de votre changement d’adresse, il se peut que vous continuiez à recevoir du courrier à votre ancienne adresse. Pour éviter les désagréments dûs à la perte de courrier, mettez en place un transfert auprès de La Poste. A la réception de votre courrier, pensez à prévenir de votre changement d’adresse, tous les expéditeurs des courriers provenant de la réexpédition.

36. Modifier votre adresse sur vos factures. Une fois votre nouvelle adresse enregistrée auprès du Centre de formalités des entreprises (CFE), vous devez la mentionner sur vos factures, pour qu’elles soient légalement valables. Pensez également à effectuer cette modification sur tous vos autres supports (devis, plaquettes commerciales, cartes de visite, signatures d’email, site web, réseaux sociaux, etc.).

Enfin, lors du déménagement, faites en sorte de faciliter le travail des déménageurs et le déballage des cartons dans vos nouveaux bureaux.

37. S’assurer que les équipements informatiques soient déconnectés par des professionnels pour ne risquer aucun dommage ou perte de données.
En effet, certains équipements, comme les serveurs informatiques, doivent être déconnectés suivant une procédure bien précise afin de garantir l’intégrité des données qu’ils contiennent et leur bon fonctionnement lors de leur remise en service.

38. Veiller au démontage des meubles dans de bonnes conditions. Assurez-vous que chaque pièce de vos meubles, une fois démontés, soient bien conditionnés afin de faciliter leur montage dans vos nouveaux bureaux.

39. Avoir des contenants adaptés, permet de limiter les risques de dommages, lors du transport de votre matériel et de vos documents. Il existe des boîtes à archives pour les documents papiers, des cartons spécifiques pour les équipements de bureau ou pour les équipements informatiques et électroniques. Les emballages d’origine, bien conservés, peuvent également être une bonne option pour transporter votre matériel informatique.

40. Prévoir un étiquetage clair pour les cartons afin de les répartir aux bon endroits lors de l’emménagement dans vos nouveaux bureaux. Ainsi chacun retrouvera son matériel rapidement.

Et si ce déménagement était le dernier ?

Que vous ayez bien préparé votre déménagement ou non, deux paramètres ne changent pas : le coût, souvent très élevé et plein de (mauvaises) surprises, ainsi que le stress qu’il peut engendrer auprès de vos collaborateurs. Surtout lorsque vous devez déménager régulièrement. Il existe des solutions pour ne plus jamais avoir à déménager : les bureaux flexibles.

Les solutions de Newton Offices vous permettent d’installer vos équipes dans des bureaux ultramodernes et d’adapter votre surface à disposition rapidement, en fonction de vos besoins.