Sous-location de bureaux : 6 bonnes raisons de ne pas tomber dans le piège

L’idée peut paraître séduisante : rentabiliser un espace vacant au sein de vos bureaux en le sous-louant à une autre entreprise. De nouvelles têtes, une rentrée d’argent bienvenue, de nombreux outils mutualisés dans une synergie parfaite : à première vue c’est le jackpot. Mais attention à ne pas vous bercer d’illusions. La sous-location de bureaux peut aussi être la cause de bien des soucis. Cette option vous tente et vous vous apprêtez à passer à l’action ? Voici 6 bonnes raisons de ne pas perdre la raison.

1. Sous-location de ses bureaux : la fausse bonne idée

Tout part d’une idée. Une pensée qui nous traverse et que l’on croit être une vision de génie : « Tiens, et si je prenais des bureaux plus grands pour rester plus longtemps, quitte à en sous-louer une partie au début ? ». Tout à coup, vous pensez avoir trouvé la solution à tous vos soucis. « Mais comment n’y avais-je pas pensé plus tôt ? »

Sans doute, parce que pour passer de l’idée au projet concret, il faut surmonter plus d’obstacles qu’il n’y paraît. Comme en immobilier résidentiel, la sous-location d’un bureau est interdite sans l’autorisation expresse du bailleur.

En effet, par nature, la loi est opposée au principe même de sous-location. L’article L145-31 du Code de commerce dispose que la sous-location est interdite dans un contrat de bail « sauf stipulation contraire au bail ou accord du bailleur ». Ainsi, la sous-location demeure l’exception.

La première contrainte consiste donc à s’assurer que votre bail commercial contient bien une clause de sous-location qui stipule que votre bailleur vous accorde la possibilité d’y recourir.

Vous persévérez dans ce projet de sous-location ? Vous devez donc obtenir l’autorisation de votre propriétaire, mais également le faire concourir à l’acte de sous-location. Il devient alors partie au contrat de sous-location future.

2. Sous-louer pour gagner en rentabilité ? Le compte est faux.

On ne va pas se mentir, la première raison qui pousse un chef d’entreprise à envisager la sous-location de ses bureaux est avant tout budgétaire. L’objectif poursuivi n’est pas de se faire de nouveaux amis, mais bien de rentabiliser un espace inoccupé et de réduire les déménagements.

Opter pour de vastes bureaux avec la perspective d’en sous-louer une partie peut, certes, paraître audacieux. En apparence c’est une aubaine, mais c’est sans compter l’investissement que dissimule cette fausse bonne idée.

La sous-location, c’est un peu l’arbre qui cache la forêt. Derrière ce semblant d’opportunité financière, c’est au locataire principal – vous – qu’il revient d’en assurer tous les frais. Meubler, aménager, entretenir, chauffer et éclairer cet espace génère de nombreux coûts qui demeurent à votre charge…

Des frais qui, avec l’arrivée de nouveaux occupants, pourraient bien augmenter ! Il y a bien sûr la hausse de votre facture d’énergie, mais aussi les frais d’assurance que vous aurez à souscrire pour l’accueil de vos nouveaux co-bureaux et ces « petits-riens » que vous leur concéderez pour les aider à se sentir bien (café, thé, impressions, accès au wifi…). Bilan des courses ? Le pari ne s’avère pas toujours très rentable.

3. Trouver le sous-locataire parfait : attention aux faux-semblants

Vous êtes, malgré tout, toujours partant pour sous-louer vos bureaux ? Reste à vous souhaiter de trouver le bon candidat à la sous-location. Pour y parvenir, rien de tel qu’une annonce que vous relayez à votre cercle, sur les réseaux sociaux et des plateformes spécialisées.

Cette recherche de sous-locataire peut sembler anodine. Cependant elle est bien plus chronophage et complexe qu’il n’y paraît. Réalisation de photographies des bureaux pour votre annonce, rédaction d’un contrat de sous-location par un juriste, honoraires d’agence ou de broker… La simple recherche d’un sous-locataire peut comporter de nombreux coûts cachés et détournera votre équipe de votre cœur d’activité.

Autant de frais qui ne vous mettent pour autant pas à l’abri d’une erreur de casting qui vous forcerait à tout recommencer au bout de quelques mois. Tout compte fait, la sous-location s’avère le plus souvent risquée. Elle est assurément avantageuse pour le sous-locataire, bien moins pour le locataire.

4. Sous-location de ses bureaux : un vrai faux plan au quotidien

Collecte et relance de paiement du loyer, recadrage de comportements inappropriés, mobilier abîmé, gestion de l’accès aux salles de réunion, fourniture de badges, apéros tardifs au bureau, allées et venues le week-end, livraisons de colis… Autant de petits tracas que vous n’aviez pas anticipés. Et pourtant, c’est le quotidien de la sous-location.

Avoir des sous-locataires ne présente pas que des avantages, cela peut également entraîner un important bazar dans l’organisation et la gestion de vos locaux.

Qui plus est, l’arrivée dans votre espace de travail d’une autre entreprise, avec un autre mode de fonctionnement, peut avoir un impact négatif sur vos équipes. La sous-location n’est pas un acte insignifiant. C’est toute l’ambiance de votre QG qu’il va falloir repenser.

Certes, cette option peut résoudre certains problèmes financiers. Cependant, elle implique un investissement conséquent en énergie et en attention au quotidien, généralement source de stress et de problématiques nouvelles. À vous de mettre tous les éléments dans la balance pour faire le bon choix.

5. Intégrer des sous-locataires : méfiez-vous des faux amis

« Chouette, de nouveaux collègues ! » C’est du moins ce que vous pensez que votre équipe va penser… Pourtant les relations humaines se révèlent souvent plus compliquées qu’on ne l’aurait parié. Rien ne prédit en effet que votre équipe se réjouira sincèrement de cette arrivée.

Tandis que vous voyiez dans la sous-location l’occasion d’apporter du renouveau et de renforcer les synergies au bureau, vos collaborateurs pourront y percevoir une menace, le signe que l’entreprise se porte mal, ou encore vivre cette arrivée comme une intrusion dans leur “intimité”.

Après tout, lorsque vous avez établi votre QG dans ces locaux, n’aviez-vous pas l’intention de rechercher un camp de base pour votre équipe ? Un lieu unique qui véhicule vos valeurs et incarne l’ADN de votre entreprise ? Un espace de travail, de vie, de bien-être et de sociabilisation qui renforce le sentiment d’appartenance de vos collaborateurs ?

Dès lors, insérer dans cet univers familier une autre équipe en provenance d’une entreprise qui ne partage pas forcément les mêmes valeurs, ne reviendrait-il pas à faire entrer le loup dans la bergerie ? Se sentir envahi, dépossédé, voire amputé, est l’un des risques souvent sous-estimés de la sous-location.

6. Sous-locataire : une séparation difficile en cas de faux-pas…

Ça y est, vous avez sauté le pas de la sous-location. Au début, c’était comme une colocation ou une association naissante : l’osmose, la lune de miel. Puis, petit à petit, certains détails ont commencé à vous chiffonner. Jusqu’à ce jour où, admettez-le, vous avez réalisé que vous ne pouviez plus le(s) sentir. C’est le problème épineux et excessivement fréquent de la sous-location : l’apparition d’un conflit latent, parfois ouvert, entre les deux parties.

Heureusement, la plupart des contrats de sous-location prévoient une clause de résiliation unilatérale que chaque partie peut activer à tout moment. Cependant un préavis de 3 à 6 mois est prévu. Durant ce temps, il faudra cohabiter pour le meilleur et pour le pire. Et une fois séparé, vous devrez trouver l’énergie de tout reprendre à zéro.

Partager ses bureaux : les alternatives à la sous-location

Partager ses locaux avec une ou plusieurs entreprises offre des avantages incontestables. Cela permet de mutualiser ses outils, créer du lien et des synergies, diminuer ses frais et s’autoriser à occuper de plus vastes locaux.

Cependant la sous-location n’est pas la seule option pour vous permettre de disposer de bureaux adaptés à vos besoins sans avoir à déménager régulièrement.

Il existe aujourd’hui des alternatives à la sous-location. Une autre solution, plus innovante, consiste à s’installer au sein d’un immeuble de bureaux partagés dans lequel vous pourrez adapter facilement la surface nécessaire à votre activité. Cette révolution tient en deux mots : bureaux opérés. Un concept qui propose des bureaux privatifs prêts à l’emploi, avec accès à espaces partagés mais dont la gestion est entièrement opérée par un professionnel dédié. C’est le pari qu’on fait nos clients chez Newton Offices. On vous en parle ?