Vous en avez assez de vous faire appâter par un pitch commercial ? Ici, pas de beau discours. Parlons chiffres ! Que se cache-t-il derrière le prix rond et séduisant des annonces de bureaux en location ? Loyer, charges, déménagement, travaux, décoration, entretien… La liste des frais cachés est longue et vous n’en avez pas fini de payer. Pour éviter les mauvaises surprises, Newton Offices vous aide à déterminer le véritable coût de location de vos bureaux. Sortez votre calculatrice !

 

 

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1. Loyer et charges : le coût apparent de vos bureaux

Sur ce coût-là, difficile de bluffer. Le prix annoncé d’un bureau en location comprend toujours le loyer affiché traditionnellement en € hors taxes hors charges par m² par an (ou “€ HT-HC/m²/an), ainsi que les charges et les taxes. De ce côté donc, le bail commercial 3-6-9 la joue franc jeu.

Selon la ville et le quartier où vous choisissez d’établir vos bureaux en location, les tarifs peuvent varier. Ainsi, à Lyon, le loyer moyen d’un espace de travail est proche de 200€ HT-HT/m²/an, tandis qu’à Lille, il atteint environ 170€ HT-HC/m²/an selon BureauxLocaux.

À ce loyer mensuel, vous ajoutez le montant des charges annoncées, soit 30 à 35 €/m²/an. Vous obtiendrez ainsi le prix de vos bureaux en location, charges comprises.

Mais l’erreur consiste à penser qu’il s’agit là du coût véritable de vos bureaux en location. Vous risqueriez de vous trouver fort dépourvu à la découverte de nombreux frais passés inaperçus. Car, pas de doute, ces coûts affichés sur les annonces de location de bureaux sont loin d’être les seuls. C’est un peu comme le sapin qui cache la forêt. Une multitude d’autres lignes de dépense ne tarderont pas à se profiler à l’horizon…

2. Bureaux : trouver la perle rare a un prix !

Comme beaucoup d’autres entreprises, vous recherchez les bureaux parfaits. Bien situés, pas trop chers, lumineux et fonctionnels, dans un immeuble de standing, au cœur de la cité, au sein d’un quartier branché… Autrement dit, vous êtes en quête de la perle rare.

À moins d’un incroyable coup du destin, vous allez donc devoir mandater un professionnel de l’immobilier d’entreprise pour dénicher cette denrée rare. Pourvu d’un réseau et à l’affût du marché, ce “broker” vous accompagnera dans vos recherches pour vous faire gagner du temps et vous aidera à négocier les conditions. Voilà un gain d’énergie considérable ! Oui, mais tout cela a un prix, comptez 10 à 15% du loyer HT-HC annuel, ce qui représente environ 3.000 à 4.500€ pour un bureau de 150 m² à Lyon par exemple.

3. Dépôt de garantie : le prix à payer pour vos locaux

Vous croyez être le seul en piste ? Si vous êtes tombé sur des bureaux géniaux, il y a fort à parier que vous n’êtes pas le seul à y prétendre. Pour vous démarquer, vous allez devoir monter un solide dossier. Extrait Kbis, Relevé d’Identité Bancaire (RIB), trois derniers bilans d’activité… la liste des pièces à fournir est conséquente. À cela s’ajoute l’épineuse question du dépôt de garantie.

Il fait partie des incontournables de la location de bureaux dans les grandes villes. Même s’il s’agit d’une somme immobilisée qui devrait, en principe, être restituée, le dépôt de garantie représente une charge non négligeable pour l’entreprise. D’un montant de 3 mois de loyer minimum, il entraînera nécessairement un trou dans la trésorerie de votre entreprise.

Et c’est sans compter la Garantie à Première Demande (GAPD). Une coquette somme, qui peut atteindre jusqu’à 9 mois de loyers, bloquée sur un compte bancaire en garantie d’un éventuel défaut de paiement du locataire.

Tout cumulé, c’est en général près d’un an de loyer qu’il faut débourser d’emblée pour montrer patte blanche, soit 30.000€ pour 150 m2 à Lyon. Autant d’argent que vous auriez pu dépenser dans ce qui compte vraiment : recrutement, marketing, événements internes… mais qui vont dormir sur un compte pendant toute la durée de votre bail. On s’éloigne déjà du modique coût de location de bureaux hors taxes hors charges affiché sur les annonces immobilières…

A noter : lorsque vous louez des bureaux en prestation de services, comme chez Newton Offices par exemple, le dépôt de garantie est généralement d’un mois de loyer maximum. Rendez-vous sur notre Blog pour tout savoir sur les différences entre bail commercial 369 et bureaux flexibles.

4. Frais de fonctionnement : les coûts cachés de vos bureaux

C’est l’un des principaux inconvénients du bail 3-6-9 : les bureaux sont loués nus. Ils sont dépourvus d’accès à Internet, de machine à café, de photocopieur, de vidéosurveillance, voire d’accès à l’électricité, à l’eau courante, au chauffage… Autant de dépenses cachées à ne surtout pas sous-estimer.

Tous cumulés, les abonnements divers aux services élémentaires d’un bureau (copieur, machine à café, maintenance, IT) coûtent généralement entre 40€ et 60€ par m² / an selon les prestataires choisis. Enfin, il est un service dont on ne peut se passer : le ménage. Un coût supplémentaire que vous n’aviez potentiellement pas intégré au coût de location de vos bureaux. Et pourtant, indispensable au bon fonctionnement de vos locaux, ce coût récurrent s’élève en moyenne à 20€ par m²/an.

Faisons encore une fois le calcul, pour un bureau de 150 m², cela représente au moins 9.000€ de dépenses par an à ajouter pour faire vivre vos espaces de travail. Une somme qui vient encore augmenter le véritable coût de vos bureaux en location.

5. Déco et aménagement : le coût oublié de vos bureaux

Mobilier ergonomique, décoration des bureaux aux couleurs de votre charte graphique, espace incarnant les valeurs de l’entreprise, lieu de partage et de rencontre… tout cela compte de plus en plus. Aménager ses bureaux à son image est devenu un investissement incontournable.

Des travaux à l’achat du matériel, en passant par la décoration, vous allez devoir endosser des dépenses en capital (CAPEX) pour aménager et entretenir vos locaux.

Au moment d’évaluer le véritable coût de vos bureaux, tenez compte de ces dépenses afférentes. Pour l’aménagement et l’agencement de ce nouvel espace à votre image, comptez 500€/m², puis 1000 à 1500€/m² de mobilier par poste de travail à équiper.

Un coût important, qui n’est que rarement amorti sur la durée. En effet, une entreprise en croissance reste en moyenne moins de deux ans dans ses bureaux avant d’en changer et choisit généralement de remplacer la majorité de ses meubles à chaque déménagement… Pire, le fait d’avoir investi beaucoup d’argent dans l’aménagement de vos bureaux peut vous pousser à vouloir y rester plus longtemps alors qu’ils ne sont plus adaptés à vos besoins. Avec le risque de perdre en confort et donc en efficacité au quotidien.

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Pensez à vos équipes qui seront chargées de revendre vos anciennes tables, chaises et étagères à la fin de votre bail. Voilà encore du temps et de l’attention qui auraient été mieux utilisés sur des projets plus proches de votre activité…

6. Taxes et impôts : le tribut masqué de vos bureaux

« T’as pensé à payer ta Taxe foncière ? Taxe immobilière ? Taxe… », chantent le trio d’humoristes Les Inconnus dans le célèbre Rap-tout vampires. Eh oui, la célèbre Taxe foncière. On a une fâcheuse tendance à oublier de la comptabiliser dans le calcul du coût de location de ses bureaux. Et pourtant, le bailleur répercute toujours la taxe foncière au locataire. Un coût qui peut s’avérer élevé pour votre budget…

Et la Taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) vous y avez pensé ? Voilà un autre coût souvent omis des budgets. Cumulée à la taxe foncière, ces coûts représentent tout de même une moyenne de 30€ par m²/an pour une entreprise, soit encore 4.500€ de plus à verser chaque année pour notre bureau de 150 m² qui nous a décidément caché bien des choses… Une coquette somme à prévoir d’intégrer au véritable coût de votre location de bureau.

7. Gestion de l’espace : le coût humain de vos bureaux

C’est le poste le plus souvent négligé ! Contrairement à ce que l’on peut penser, la gestion au quotidien de vos bureaux a un coût. Sinon pourquoi s’évertue t-on à recruter des offices manager ? Alimentation des stocks de consommables, entretien et dépannage d’une machine ou d’un réseau, règlement de conflits…gérer un bureau de A à Z occupe à plein temps.

Selon la taille de l’entreprise, cette lourde tâche revient le plus souvent aux fondateurs, lorsqu’il s’agit d’une startup ou une TPE, à l’équipe RH, lorsqu’il s’agit d’une PME, à l’office manager ou aux services généraux pour les grands groupes. Des personnes souvent très proches des équipes qui apporteraient certainement plus de valeur à votre entreprise si elles n’avaient pas à gérer toutes les mauvaises surprises du quotidien. Vous savez, la climatisation qui tombe en panne début juillet, la fuite d’eau dans les toilettes, l’ampoule à changer dans la salle de réunion…

Dans tous les cas, cela implique un investissement de temps ou d’argent. Une dépense que vous n’aviez probablement pas chiffrée lors de la signature du bail commercial…

8. Déménagement et remise en état : changer de bureau a un prix !

Tous ces coûts cachés vous ont donné l’envie de quitter vos bureaux en bail commercial, pour une solution clé en main ? On vous comprend ! Mais avant de rendre les clés de vos anciens bureaux au bailleur, il vous reste encore quelques frais à régler…

Tout d’abord, il ne faut pas oublier que le traditionnel bail commercial vous engage sur une période de 9 ans. Vous avez cependant la possibilité d’en sortir tous les trois ans. Si vous vous aventurez à quitter vos bureaux en location avant l’échéance de cette période triennale, vous serez redevable de l’ensemble des loyers restants à payer au bailleur.

Seul moyen de l’éviter ? Vous devez rechercher un successeur pour poursuivre le bail jusqu’à échéance. En apparence facile, cette mission se révèle souvent impossible, à moins de recourir aux services d’un conseil en immobilier d’entreprise. Au départ, comme à l’arrivée, attendez-vous donc à régler une note d’honoraires supplémentaire.

Ça y est, vous faites vos cartons. Direction vos nouveaux bureaux « all inclusive ». Vous sentez déjà souffler ce vent de liberté ! Pour autant, vous allez être contraint d’engager deux dernières dépenses…

Le déménagement n’est jamais une partie de plaisir. Il peut être douloureux pour le dos et le porte-monnaie. Recours aux services d’un professionnel, gestion des archives, logistique… On sous-estime souvent le coût humain et financier d’un déménagement. Assurez-vous donc de l’avoir bien anticipé.

Enfin, avant de quitter les lieux et de remettre les clés de vos bureaux en location, il reste un détail à régler. Votre bail commercial prévoit nécessairement une clause de remise en état. Et vous pouvez compter sur votre bailleur pour réaliser un état des lieux scrupuleux. En règle générale, les entreprises réalisent donc quelques travaux de remise en état avant de vider leurs locaux. Comptez en moyenne 100 € HT/m² pour cette ultime dépense…

Bilan des courses ? Le véritable coût de vos bureaux en location se révèle dans les faits bien plus élevé qu’il n’y paraît… Lissé sur 2 à 4 ans, le prix total de vos bureaux en location revient en général entre 500€ et 700€ / m² / an. On est très loin du montant du loyer annoncé. Et c’est sans compter la charge mentale que représente un tel projet pour ceux qui sont en première ligne, autant de stress et d’attention que vous auriez préféré investir ailleurs…

Un coût humain et financier considérable qui pousse de nombreux chefs d’entreprises à chercher des alternatives, parmi lesquelles les opérateurs de bureaux flexibles comme Newton Offices arrivent en tête. Contactez-nous pour découvrir nos espaces de travail clés en main !

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