A l’heure de trouver de nouveaux bureaux pour son entreprise, deux camps s’affrontent. Les partisans du traditionnel bail commercial, surnommé « bail 3-6-9 », font face aux nouveaux espaces de bureaux flexibles en contrat de prestation de services, modernes et à la carte. D’un côté, la référence historique en immobilier d’entreprise, de l’autre, la nouvelle génération de bureaux loués clé en main. Newton Offices VS Bail 3-6-9, le match est serré malgré ses allures de David contre Goliath ! Qui sortira vainqueur de ce Classico des bureaux ? Nous avons une petite idée…
1. Durée d’engagement : la prestation de services prend l’avantage
Dans cette rencontre, deux visions opposées se disputent la balle. D’abord, le bail commercial impose un engagement longue durée. Ce contrat a une durée de 9 ans avec possibilité pour le locataire d’en sortir à l’échéance de chaque période triennale (d’où l’expression « 3-6-9 »). Avec lui, vous êtes engagé sur le long terme, vous ne pouvez faire le point que tous les trois ans et si vraiment vous voulez déménager plus tôt, il vous faudra trouver un successeur qui accepte de reprendre votre bail aux mêmes conditions.
La logique des opérateurs de bureaux flexibles comme Newton Offices est diamétralement opposée au bail 3-6-9 qui n’est plus adapté aux besoins des entreprises d’aujourd’hui. Opter pour des bureaux en prestation de services vous permet de choisir votre durée d’engagement (de 1 mois à plusieurs années). Chez Newton Offices, la balle est dans votre camp. Vous choisissez la durée d’engagement à votre arrivée, ce qui ne vous empêchera pas de faire évoluer votre surface à mesure que votre équipe grandit. Ce sont vos bureaux qui s’adaptent à vous et non l’inverse ! 1-0 pour Newton Offices ?
2. Frais d’installation : carton jaune pour le bail classique
Vues du terrain, les deux équipes peuvent sembler plus ou moins similaires. Pourtant, si l’on prend un peu de recul, choisir un camp ou l’autre n’engendre pas la même expérience.
Choisir des bureaux en bail 3-6-9 vous permet, certes, d’être à 100% chez vous, dans des bureaux qui vous ressemblent, avec un branding, du mobilier et des aménagements à votre image. Cependant, pour en arriver là, vous vous embarquez dans un véritable parcours du combattant et allez devoir faire preuve d’endurance. D’abord, vous commencez par chercher vous-même les locaux en espérant trouver la perle rare qui coche toutes les cases (emplacement, surface, luminosité…). Souvent, vous ne tarderez pas à faire appel à un conseil en immobilier d’entreprise. Puis, il faudra négocier le loyer et rédiger un bail commercial qui protège vos intérêts, là encore un accompagnement est plus que recommandé pour ne pas y laisser des plumes. Ces honoraires à payer vous mettent K.O.
Vient alors le sujet des immobilisations. Entre dépôt de garantie et GAPD, vous devrez généralement immobiliser 9 à 12 mois de loyer HT. Une somme qui va dormir sur un compte en banque pendant toute la durée du bail alors que vous pourriez l’utiliser pour ce qui compte vraiment : recrutement, marketing, événements internes, etc. C’est le coup de grâce. Vous n’avez pas encore commencé à vous installer que vous êtes déjà sur les rotules…
De l’autre côté du terrain, Newton Offices la joue franc jeu avec son offre tout compris en prestation de services. Il n’y a tout simplement aucun frais de dossier dans le contrat Newton Offices. Pour vous laisser amplement maître du jeu, Newton Offices vous demande un dépôt de garantie d’1 mois de loyer seulement, et vous facture mensuellement à terme échu (contre un paiement trimestriel d’avance en bail classique). Vous ne rencontrerez donc pas de barrière à l’entrée… Pour cette première mi-temps, pas de doute, Newton Offices prend de l’avance !
3. Coûts des bureaux : balle au centre
Laquelle des deux offres de bureaux vous coûte le plus cher ? Les paris sont lancés… Évidemment, tout dépend de la surface de bureaux que vous avez sélectionnée. Des locaux situés en hyper-centre dans un immeuble de standing ne valent pas un bureau vétuste dans un quartier populaire. Sur ce terrain les deux camps s’affrontent avec les mêmes armes, c’est le match nul.
Il faut tout de même tenir compte d’un aspect déterminant d’un point de vue financier. Lorsque vous louez des bureaux, l’aménagement, les travaux, l’achat du mobilier et la décoration sont évidemment à votre charge, mais nécessitent des investissements que vous devrez régler en intégralité la 1ère année. On parle souvent de CAPEX (contraction du terme anglais “Capital Expenditure”). Plus vous restez longtemps dans ces bureaux, plus vous amortissez ces dépenses, mais cela peut aussi vous pousser à prendre de mauvaises décisions, comme prolonger votre séjour dans une surface qui n’est plus adaptée à vos besoins.
Chez Newton Offices, ces dépenses sont incluses dans votre contrat de prestation de services. Un tarif mensuel fixe lissé sur toute la durée de votre contrat. Pour faire simple, vous ne dépensez que ce que vous utilisez, et vous évitez en prime le stress de la gestion d’un chantier, ses imprévus et ses frais cachés (architecte, décorateur, double loyer…).
Difficile de prouver que le recours au bail commercial est moins cher qu’un contrat de prestation de services, ou l’inverse. Tout l’enjeu réside dans ce qui est compris ou non dans ce prix. Quels avantages sont inclus ? À quels espaces communs (réunion, détente, sport, cantine) avez-vous accès ? Quels services sont inclus ? Dans tous les cas, nous construisons nos tarifs dans chaque site afin que, tout mis bout à bout, nos offres ne soient pas plus chères qu’un bail commercial. En théorie, à prix égal, c’est balle au centre. Mais sur le terrain, il en va souvent différemment…
Pour allez plus loin : Loyer, travaux, entretien… Le vrai coût d’un bureau en location
4. Dépenses courantes : but contre son camp du bail 3-6-9 !
Soyons un peu fair play. Que comprend le prix de vos bureaux ? Si à première vue, le recours au bail 3-6-9 peut paraître gagnant, dans les faits il s’avère souvent perdant. En effet, au-delà du loyer, de nombreux coûts restent ensuite à la charge du locataire en bail commercial. C’est le cas des coûts d’entretien du bâtiment, de toutes les charges, impôts et taxes relatifs à l’immeuble loué (impôt foncier, taxe d’enlèvement d’ordures ménagères, charges collectives), des droits d’enregistrement du bail, des frais d’huissier pour l’état des lieux, des frais de rédaction d’acte, des assurances de l’immeuble et de sa partie locative par le preneur, des honoraires de syndic, des honoraires du gestionnaire… Et c’est sans compter les frais de gestion quotidienne (café, photocopies, électricité, Internet, ménage, assurance des équipements, entretien des équipements…) ! Bref, vous pouvez opter pour un bail 3-6-9, mais vous n’avez pas fini d’en payer le prix.
À l’opposé, Newton Offices et ses confrères acteurs des bureaux en prestation de services adopte une autre stratégie. Le prix affiché est « all inclusive ». Toutes les dépenses courantes sont incluses (ménage, entretien, imprimante, réception, sécurité, honoraires de gestion de l’immeuble…) et pas de mauvaises surprises ! Pas de taxe foncière, ni de taxe d’enlèvement des ordures ménagères ni de consommation de fluides (gaz, eau, électricité) à payer. Tout est compris ! Seuls frais restants à la charge du locataire ? L’assurance de ses propres équipements…
Pour résumer, ce qui peut paraître plus transparent et au final moins cher côté bail 3-6-9 l’est très rarement. Ce volet dépenses courantes est bien souvent source de mauvaises surprises et d’ennuis supplémentaires.
À ce stade, le décompte est clair. Et 1, et 2 et 3 – 0 pour Newton Offices !
5. Confort d’utilisation : balle de match !
C’est le coup final. Le petit rien qui fait toute la différence entre l’offre de bail commercial traditionnel et l’offre Newton Offices. Dans le monde d’avant, celui du bail 3-6-9, louer et gérer ses bureaux était source de stress. Du mobilier, à l’électricité, en passant par Internet ou le ménage, tout était à la charge de l’entreprise preneuse. Aujourd’hui, avec Newton Offices, c’est l’inverse. Votre gestionnaire de bureaux en prestation de services s’occupe de tout.
Dorénavant, vous n’aurez plus à gérer les réparations, l’accueil, l’animation de vos réunions, la commande de café, le contrat de ménage… c’est pour nous ! Newton c’est une facture unique et transparente. Nous faisons notre travail pour que vous puissiez vous concentrer sur le vôtre. Et si vous souhaitez un étage totalement privatif avec aménagement personnalisé, nous savons aussi le faire !
Allez, soyons bons joueurs. À ce stade, on ne comptera plus les points. Newton Offices semble battre le vieux modèle du bail commercial à plate couture. La nouvelle génération d’espaces de travail flexibles, modernes et clé en main s’impose sur le terrain de l’immobilier d’entreprise. Des milliers d’entreprises ont déjà sauté le pas partout en France, de la PME au groupe du CAC40. A qui le tour ?
