L’aménagement des bureaux a un profond impact sur la qualité de vie au travail (QVT) et la sensation de bien-être des collaborateurs. Ces deux éléments sont des facteurs déterminants de l’efficacité et de la productivité en entreprise. Agir concrètement pour améliorer l’environnement de travail permettra aux équipes de se sentir bien au quotidien et d’optimiser leur productivité.
Avec plus de 30.000 m2 de bureaux aménagés pour nos clients, imaginer des espaces de travail confortables et inspirants, ça nous connaît chez Newton Offices. Nos experts en aménagement de bureaux vous livrent 5 astuces pour créer un environnement de travail idéal.
5 astuces pour créer un aménagement de bureaux idéal
1- Revoir l’agencement des bureaux
Newton Offices Haute Borne, à Villeneuve-d’Ascq.
L’agencement des espaces de travail de votre entreprise doit répondre aux différents profils des collaborateurs qui la composent. Il s’agit ici de mettre chaque salarié dans les meilleures conditions possibles pour travailler avec efficacité et plaisir. L’enjeu est d’identifier les besoins de vos différentes équipes pour leur mettre à disposition différents types d’espaces de travail adaptés : certains ont besoin de calme, d’autres ont besoin de communiquer, de collaborer, etc.
Ainsi, proposer des bureaux privatifs fermés et isolés aux collaborateurs qui ont besoin de concentration et de confidentialité, comme les services finance et RH par exemple, leur permet de travailler au calme.
Une combinaison d’espaces ouverts et d’espaces clos permettra aux équipes marketing et créatives, par exemple, de trouver leur équilibre. L’open space facilite la collaboration, le travail en équipe et la libération de la communication. Il doit malgré tout être équipé d’espaces permettant de s’isoler. Des alcôves, des cabines téléphoniques et des petites salles de réunion fermées (que nous appelons “bulles” chez Newton Offices) seront des espaces privilégiés pour des appels en visio ou réunions en petit comité.
Enfin, les salles de réunion à part entière sont des espaces incontournables pour que vos équipes aient la possibilité de se retrouver pour travailler ensemble sur tout ou partie d’un projet. Du “all hands meeting” à la réunion d’équipe hebdomadaire, les salles de réunion sont primordiales pour la collaboration de vos collaborateurs. Mais là aussi, attention à faire les bons choix en amont, notamment au niveau des surfaces que vous souhaitez allouer aux salles de réunion.
Vos équipes auront toujours besoin de petits espaces pour s’isoler ou travailler à 2 ou 3 sans déranger. En revanche, et bien qu’utiles ponctuellement, les grandes salles de réunion de plus de 15 personnes seront rarement utilisées et immobiliseront de grandes surfaces qui pourraient être utilisées autrement (espaces de convivialité, de restauration, de repos, plateaux de bureaux supplémentaires…).
Nous accompagnons de nombreuses entreprises installées près de nos immeubles à Marseille, Montpellier, Aix-en-Provence, Lille ou Lyon, qui préfèrent louer des salles de réunion de grande taille chez Newton Offices lorsque le besoin s’en fait sentir plutôt que d’aménager, meubler, chauffer et entretenir des espaces vides 90% du temps. Voir le témoignage de McCain à Villeneuve d’Ascq.
2. Prévoir des espaces dédiés pour recharger les batteries
Newton Offices Joliette, à Marseille.
Chaque espace de travail doit pouvoir bénéficier d’endroits où les collaborateurs peuvent prendre leur pause et se détendre. Cela comprend un espace pour déjeuner ou prendre des pauses café ou thé en journée. On parle de plus en plus d’espaces calmes disposant d’assises basses et confortables comme des fatboy, idéales pour une pause bien méritée après une matinée productive !
N’oublions pas que les espaces dédiés à la détente sont également propices aux échanges entre collaborateurs. Ce sont ces échanges qui créent le lien social entre vos collaborateurs et renforcent la cohésion des équipes. deux autres facteurs déterminants en termes de QVT.
Il est primordial de ne pas négliger ces espaces qui peuvent s’apparenter à de la perte de place, mais qui feront, au final, la différence entre un simple bureau fonctionnel, froid et impersonnel d’un côté, et un espace de travail accueillant, chaleureux ou vos collaborateurs ont hâte d’arriver le matin.
3. Proposer un mobilier ergonomique et de qualité
Newton Offices Golf des Milles, à Aix-en-Provence.
Maux de dos ou de tête en fin de journée sont fréquents lorsque le poste de travail n’est pas adapté à la personne qui l’occupe. Équiper ses collaborateurs de mobilier ergonomique leur permet de travailler dans de bonnes conditions, éviter les douleurs et rester en bonne santé.
Voici quelques exemples de mobilier et bonnes pratiques améliorant l’ergonomie des postes de travail. Les bureaux doivent être suffisamment spacieux pour installer le matériel (ordinateur, écran, clavier, etc.) et suffisamment profond pour poser les avant-bras. Il existe également des bureaux permettant d’alterner entre position assise et debout.
Un fauteuil ergonomique offrant un soutien du dos doit pouvoir permettre de se tenir droit et de reposer les coudes. Pensez à bien régler sa hauteur qui doit être adaptée à la taille de chaque collaborateur. Toujours en fonction de la taille des employés, les écrans d’ordinateur doivent être assez larges et installés à bonne hauteur pour maintenir la tête droite. Enfin, des espaces de rangement comme une armoire ou des caissons doivent être disponibles pour ranger le matériel et les documents dont chacun a besoin.
L’immobilier est le 2e poste de dépenses chez les entreprises derrière les salaires. Dans ce cadre, l’achat du mobilier fait partie des dépenses que vous devrez engager avant même d’entrer dans vos bureaux. Pour l’aménagement des bureaux, l’agencement et la décoration d’un nouvel espace de travail à votre image, comptez 800€/m², puis 1000 à 1500€ de mobilier par poste de travail à équiper. Ces dépenses en capital (ou CAPEX) représentent une grande part de ce qui constitue le coût total d’un bureau qui représente en général en réalité 2 à 3 fois le montant total du loyer.
Si vous ne souhaitez pas vous engager dans des travaux chronophages et sur de longues durées, découvrez nos solutions de bureaux clés en main aux quatre coins de la France.
4. Favoriser la lumière naturelle
Newton Offices Golf des Milles, à Aix-en-Provence.
Au travail, un mauvais éclairage ou une lumière insuffisante peut entraîner de la fatigue et des maux de tête. Pour travailler confortablement, un poste de travail doit se trouver à proximité d’une ouverture comme une fenêtre ou une baie vitrée.
Il est essentiel que l’espace laisse entrer un maximum de lumière naturelle. Il faut aussi disposer les meubles au sein de chaque bureau de manière à ce que les rayons du soleil n’éblouissent pas le collaborateur et ne se reflètent pas dans l’écran de l’ordinateur. Un autre détail qui n’en est pas un, si vous optez pour du parquet au sol, veillez à ce que les lattes soient disposées dans le sens de la lumière et ne viennent pas la “couper”…
Par ailleurs, opter pour un cloisonnement vitré dans vos espaces de travail permettra d’optimiser la diffusion de lumière naturelle. L’utilisation de voilages donnera aux espaces de travail l’intimité nécessaire sans pour autant gêner la diffusion de la lumière.
5. Décorer l’espace pour s’y sentir bien
Newton Offices Haute Borne, à Villeneuve-d’Ascq.
Que l’on travaille dans un bureau cloisonné ou un open space, la décoration des espaces participe au bien-être des collaborateurs. Tout en respectant l’identité visuelle de votre entreprise, une dominante de teintes claires agrémentées ici et là de touches de couleurs, donneront aux espaces de travail une ambiance dynamique et professionnelle.
Ajoutez quelques éléments de décoration, cadres, plantes vertes etc. Attention à ne pas surcharger les espaces de travail, plus ils sont minimalistes et lumineux, plus on garde l’esprit clair pour travailler efficacement.
6. Pour aller plus loin…
L’aménagement des bureaux et la décoration jouent un rôle essentiel dans le bien-être des collaborateurs en entreprise. Mais la qualité de vie au travail est aussi améliorée par la mise en place de services.
Il peut s’agir d’animations mensuelles internes comme un déjeuner en équipe ou un apéro afterwork organisés par l’entreprise ou directement par les équipes. Vous pouvez également proposer des services externes avec l’intervention d’un professionnel pour une session hebdomadaire de sport, de yoga ou de massages assis par exemple.
C’est d’ailleurs une des raisons pour lesquelles il fait bon travailler chez Newton Offices. Nos équipes organisent régulièrement des évènements comme des conférences, petit-déjeuners, et autres dégustations de produits locaux. Sans oublier les cours de sport hebdomadaires, les sessions d’esthéticiennes, et autres massages pratiqués au sein des immeubles Newton offices par des professionnels qualifiés.
Pour ne pas avoir à se soucier de tout ça, Newton Offices s’occupe de vos bureaux pendant que vous vous concentrez sur l’essentiel : votre activité.
Venez visiter nos bureaux clés en main, loués à des conditions flexibles sur la durée et la surface, à Marseille, Aix-en-Provence, Montpellier, Lille, Lyon, et bientôt Toulouse, Sophia Antipolis, Nice…