Siweb à Aix-en-Provence : “Séduit par le site et par une équipe très à l’écoute, toujours prête à trouver des solutions”

Après des confinements stricts durant lesquels tous les collaborateurs étaient en télétravail, et en attendant la livraison de leurs futurs bureaux, les équipes de Siweb se sont installées chez Newton Offices Golf des Milles, à Aix-en-Provence. Entre travail à distance et présentiel, David Marquié, Directeur général de Siweb, nous présente la solution hybride qu’il a mise en place afin de garder ce lien social entre collaborateurs et les ré-habituer au travail en présentiel. Un témoignage édifiant qui démontre qu’il n’y a plus un seul modèle d’organisation du travail : le champ des possibles est désormais immense grâce aux solutions de bureaux flexibles Newton Offices.

Les 3 points à retenir de ce témoignage : 

  • Siweb, éditeur et intégrateur de solutions full web de type ERP, dont les salariés sont à 100% en télétravail, en attendant la livraison de nouveaux bureaux.
  • La direction souhaite réunir régulièrement tous les collaborateurs pour maintenir le lien social.
  • Newton Offices privatise, pour les 12 collaborateurs, un espace coworking tous les lundis et une salle de réunion avec petit déjeuner, un lundi matin sur deux.

Tout d’abord, quel est le cœur d’activité de Siweb ?

Nous sommes éditeur et intégrateur de solutions full web, de gestion commerciale. Notre cœur de métier est principalement les ERP, les outils qui permettent de gérer l’ensemble des informations et des services opérationnels d’une société : les ventes, les achats, les stocks, les inventaires, la logistique, la relation client et les ressources humaines.

Nous avons créé notre propre plateforme de développement, ce qui nous permet de nous adapter et de proposer des outils spécifiques à la demande de nos clients. En partant d’une feuille blanche, nous rédigeons un cahier des charges et développons un outil qui correspond exactement à leurs besoins.

Siweb propose également des outils standardisés, prêts à l’emploi dès l’installation chez nos clients. Par exemple un outil de gestion commerciale pour tous types d’activités ou la gestion interne de cabinets d’expertise comptable.

Pour terminer, nous sommes aussi une agence web. Une activité qui va du développement de sites vitrine ou e-commerce directement reliés à nos ERP, à la création graphique de charte ou même d’identité visuelle de sociétés.

Qu’est ce qui vous démarque de la concurrence ?

Le marché des ERP est extrêmement concurrentiel, avec des très gros comme Sage, SAP, Cegid ou de petits acteurs. Nous essayons de nous démarquer grâce à nos prix, inférieurs à la concurrence et grâce à notre flexibilité qui nous permet d’être très réactifs aux demandes de nos clients.

Par-dessus tout, ce qui nous différencie de la concurrence c’est l’importance que nous accordons à la satisfaction de nos clients. Comme nous sommes une petite structure, à taille humaine, nos équipes peuvent travailler au plus près de nos clients. Même avec nos très gros clients comme Danone ou Orangina, nous refusons d’avoir une relation “client/fournisseur”. La satisfaction de nos clients est primordiale pour nous.

La crise sanitaire a-t-elle eu un impact sur le développement et sur l’organisation de Siweb ?

Il est clair que le secteur de l’informatique a été moins touché que d’autres, comme la restauration ou l’événementiel. Nous avons la chance de proposer à nos clients, des solutions que l’on peut installer et paramétrer à distance. Tout est hébergé en ligne. Cela facilite la mise en place et limite les déplacements.

En revanche, je pense que peu importe le secteur d’activité, cette crise aura touché tout le monde par effet boule de neige. Je prends l’exemple de certains de nos clients dont l’activité a été fortement touchée, qui ont dû geler des projets en cours, car ils ne pouvaient pas se projeter et prévoir des dépenses dans l’informatique. Évidemment cela a eu des répercussions pour nous. Notre chiffre d’affaires a été impacté et notre activité s’est automatiquement réduite, même si elle n’a jamais été stoppée.

En termes d’organisation de travail, pour nous cela a été assez simple. C’est encore une chance dans notre métier. Nous pouvons nous permettre de faire du télétravail. Nos collaborateurs ont besoin d’un ordinateur équipé des logiciels adéquats, mais ne sont pas obligés d’être sur site pour bien travailler. Donc, dès le début de la crise, nous avons renouvelé tout le parc informatique, nous avons équipé tous les collaborateurs d’ordinateurs portables puissants, de double écrans, de claviers etc. Cela a très bien fonctionné.

Concernant l’occupation des bureaux, dès les premiers confinements, seuls les membres de la direction se déplaçaient parfois sur site pour y traiter les dossiers administratifs. Tous les collaborateurs étaient à 100% en télétravail et depuis le début de la crise, nous avons essayé de maintenir cette organisation sur un rythme plus ou moins soutenu, en fonction des directives gouvernementales.

Est-ce que cette organisation en 100% télétravail vous a amené à reconsidérer vos besoins en espaces de travail ?

Je pense que le télétravail a été très bon sur une période donnée et a rassuré beaucoup de personnes. En revanche, en tant que dirigeant, j’ai la conviction que la vie d’une entreprise et la vie professionnelle ne peuvent pas se passer uniquement en télétravail, avec des échanges numériques, en visio, par téléphone ou chat. Je suis convaincu que le contact humain reste très important. Nous avons besoin de nous retrouver ensemble pour créer une cohésion sociale.

Bien sûr, le télétravail peut aussi amener de bonnes choses, mais lorsque la situation sera redevenue normale, nous ne serons pas en télétravail à 100%. C’est pour cela que j’ai rédigé une charte de télétravail, afin de proposer aux collaborateurs qui le souhaitent, de télétravailler 2 jours par semaine en temps normal.

Quelle est l’organisation actuelle de Siweb ? En quoi répond-elle à vos besoins et à ceux de vos équipes ?

Nous avons quitté nos bureaux qui ont été reloués et nous faisons construire un nouveau bâtiment qui abritera nos futurs bureaux.

En attendant, nous avions maintenu le télétravail à 100% pour nos équipes, suite au déconfinement. C’est à ce moment que je me suis aperçu que pour le bien de l’entreprise, nous ne pouvions pas télétravailler 5 jours sur 5. J’ai donc cherché une solution pour rassembler mes collaborateurs au moins un jour par semaine, afin de se retrouver, communiquer, réapprendre à faire des réunions etc.

Je suis venu rencontrer Jérôme Lautier, directeur de Newton Offices Golf des Milles, qui m’a présenté le site et les services proposés et qui a su trouver la solution adaptée à notre demande un peu inhabituelle : la location d’un espace de coworking pour toute l’équipe (12 personnes), tous les lundis, avec en plus, la location d’une salle de réunion avec petit déjeuner un lundi sur deux. Un usage peu commun des espaces de bureaux, qui nous a permis de recréer ce qui manquait aux équipes pendant les périodes de télétravail à 100% : le lien social.

Location de bureaux à Aix-en-Provence

Après plusieurs mois chez Newton Offices, qu’est-ce qui vous séduit ? Vos attentes suite à votre première visite ont-elles été confirmées ?

Comme lors de la visite, nous avons été séduits par le site, tout neuf et très agréable, avec des espaces bien agencés, assez grands pour respecter les gestes barrières. Puis les services et l’accueil chaleureux qui nous a été fait. Et enfin l’emplacement ! Face au Golf des Milles, c’est un lieu assez privilégié.

Nos attentes ont même été dépassées. J’ai appris à connaître la Team Newton, avec qui je m’entends particulièrement bien. Une équipe très à l’écoute qui essaie de toujours être arrangeante, prête à trouver des solutions, comme par exemple agencer le mobilier comme nous le souhaitons dans notre espace, pousser les tables en carré ou en long, en fonction de nos besoins.

J’ai également ressenti beaucoup de satisfaction auprès de mes collaborateurs et c’est très important pour moi. Ce sont des personnes qui ont été contraintes de télétravailler pendant de longs mois. Certains, beaucoup plus que d’autres, ont appris à apprécier le télétravail. J’avais un peu peur de les faire revenir sur site, j’appréhendais leurs réactions. Finalement, tout le monde a été séduit par l’endroit et la qualité de service donc cela a été plus facile que prévu. Et c’est surtout une très bonne transition avant de revenir à un rythme plus traditionnel dans nos futurs bureaux.

Qu’est-ce qui diffère entre vos anciens bureaux et les espaces de travail de Newton Offices ?

Nos anciens bureaux étaient plutôt vieillissants. Les espaces étaient scindés par département. Des petites équipes séparées, réparties dans des bureaux cloisonnés. Il y avait un département édition, un département intégration, un département design etc. Tous les collaborateurs étaient un peu disséminés.

Ce qui change chez Newton c’est que nous sommes dans un environnement totalement neuf et ouvert, dans lequel tout le monde peut se voir, se parler. Nous n’avons pas scindé l’espace par département. Cela nous permet de changer nos habitudes. Certains collaborateurs qui n’avaient pas l’habitude de travailler dans le même bureau, apprennent à mieux se connaître, s’ouvrent davantage. Cela permet également de demander de l’aide plus facilement. La cohésion sociale au sein de la société a véritablement été renforcée.

D’ailleurs, suite à cette expérience et contrairement à ce qui était initialement prévu, nous allons garder cette organisation en open space dans nos nouveaux bureaux. Il y aura un bureau pour la direction, une petite salle de réunion et un grand espace ouvert pour les collaborateurs. Je ne sais pas encore si les postes de travail seront attitrés ou s’il y aura un roulement, mais j’ai trouvé que l’open space est très sympa, qu’il permet de moins s’enfermer et de s’ouvrir à l’ensemble de la société.

Quelles sont les prochaines étapes pour SIWEB ?

Emménager dans nos nouveaux bureaux. C’est un peu à contre-cœur que nous allons quitter Newton Offices et les espaces que nous occupons tous les lundis. mais nous resterons clients, pour louer des espaces pour des séminaires ou des grosses réunions. Les espaces Newton Offices se prêtent parfaitement à ce genre d’événements. C’est quelque chose que nous faisions il y a longtemps et que nous avons envie de reproduire.

Si vous deviez résumer Newton Offices en une phrase, quelle serait-elle ?

Un lieu chaleureux, un cadre idyllique et une équipe extra… 3 conditions qui rendent cette expérience de coworking unique et tout particulièrement agréable.