Conditions Générales de Vente - Salles de Réunion

Les présentes conditions générales régissent le Service de location de salles de réunions au sein de l’Espace Newton Offices, société Tivoli Capital WL, ci-après dénommé « Le Prestataire », auprès de ses clients, ci-après dénommés « Le Bénéficiaire ».

Le présent document est susceptible d’être modifié à tout moment.

 

Art. 1 : Objet

Art.1.1 Espaces Newton Offices

Au titre de son activité d’hébergement d’entreprises, Newton Offices met à disposition de ses clients, à titre onéreux, des bureaux dédiés et des bureaux nomades (« coworking ») assortis d’un ensemble de services professionnels et notamment des salles de réunion dans lesquelles des séminaires, des réunions, des visioconférences et des formations peuvent être organisés (ci-après les « Espaces »).

 

Art.1.2 Statut des Espaces Newton Offices

L’ensemble des Espaces mis à disposition demeure sous le contrôle exclusif de Newton Offices qui est seul titulaire d’un droit d’usage des locaux abritant les espaces. Le Bénéficiaire déclare reconnaître que l’Espace mis à disposition est indivisible des locaux dont Newton Offices dispose d’un droit d’usage. Le Bénéficiaire ne peut invoquer aucun droit direct à l’encontre du Prestataire.

 

Art 1.3 Destination

Le Bénéficiaire devra occuper l’Espace paisiblement et seulement pour des besoins relatifs à son activité mentionnée aux Conditions Particulières, à l’exclusion de toutes opérations de production industrielle, artisanale ou de tout usage aux fins d’habitation.

 

Art. 2 : Description de la Prestation

Art 2.1 Salles de réunion

Le Prestataire s’engage à mettre à la disposition du Bénéficiaire les salles de réunion dans ses différents sites que sont :

  • Newton Offices Marseille Joliette, 113 Rue de laRépublique, 13002 Marseille
  • Newton Offices Montpellier Port-Marianne, 966 avenue Raymond Dugrand, 34000 Montpellier
  • Newton Offices Aix-en-Provence Golf des Milles, 1035 avenue Jean René Guillibert Gauthier de la Lauzière, 13290 Aix-en-Provence
  • Newton Offices Villeneuve d’Ascq Haute Borne, 2 rue Héraclès, Parc Racine², 59650 Villeneuve-d’Ascq
  • Newton Offices Lyon Vaise, 55 ter Av. René Cassin, 69009 Lyon
  • Newton Offices Croisé Laroche, 1000/1003 Av. de la République, 59700 Marcq-en-Barœul


Art 2.2 Périmètre de la Prestation

Les prestations suivantes sont disponibles au sein des Espaces Newton Offices :

  • Location de salle de réunion équipée en tables et chaises
  • Écran de visionnage
  • Accès Wifi illimité
  • Tableau blanc et paper-board
  • Climatisation
  • Accueil des participants du Bénéficiaire
  • Eaux plate et gazeuse
  • Prestation de restauration, délivrée par nos partenaires (petit-déjeuner, déjeuner, pauses café)

Seuls les Services énumérés dans le Contrat peuvent être exigés par le Bénéficiaire à l’exclusion de tout autre. Tout service complémentaire non inclus dans le Contrat et dont le Client souhaiterait bénéficier devra faire l’objet d’un nouvel accord entre les Parties.

Les espaces communs réservés aux clients Résident sont les suivants : les Tisaneries, Espaces Gutenberg, la Place du Pommier et les Bulles. La clientèle Nomade ne pourra pas y avoir accès et devra prendre ses pauses café soit en Salle de réunion, soit dans l’espace prévu à cet effet par l’équipe Newton Offices.
Les prestations de restauration (petit-déjeuner, déjeuner, pause gourmande, cocktail…) font partie intégrante de l’offre de services Salle de réunion de Newton Offices. Dès lors, la clientèle Nomade pourra commander des prestations pour le déjeuner et sera servie par la Team Newton dans la salle de réunion réservée pour la journée.
Il est interdit de commander une prestation de restauration externe et de se faire livrer sur site.


Art 2.3 Mise à disposition des salles de réunion

Le Service est ouvert sans interruption du lundi au vendredi, de 9h00 à 18h00.

Le Bénéficiaire est tenu de vérifier au moment de la mise à disposition de la salle de réunion que celle-ci correspond bien à celle qui a été réservée. A défaut de réclamation au moment de la mise à disposition, aucune contestation ultérieure ne sera prise en compte.

Le Bénéficiaire ne peut en aucun cas installer de câbles, d’équipements informatiques spécifiques autres qu’un ordinateur, ni réaliser de tournage vidéo, sans le consentement préalable et écrit du Prestataire qui se réserve le droit d’en refuser l’installation ou de le faire procéder par son sous-traitant, selon sa propre appréciation. Il en est de même pour tout équipement non bureautique.

Il est de la responsabilité du Bénéficiaire de fermer à clef de la salle de réunion s’il s’absente durant la période de location.

Après l’exécution de la Prestation à la date et aux horaires prévus dans le Contrat, le Bénéficiaire devra avoir quitté l’Espace alloué. En cas de dommage matériel dû à son fait, le Bénéficiaire devra supporter tous les frais de réparations nécessaires.

Si le Bénéficiaire laissait des biens, affaires ou matériels dans l’Espace qu’il ne serait pas venu récupérer dans un délai de 8 (huit) jours calendaires suivant notification du Prestataire, ce dernier sera habilité à en disposer de la manière de son choix.

 

Art. 3 : Confirmation de la réservation

Le Bénéficiaire confirme sa réservation lors de sa commande.

Les commandes devront obligatoirement être accompagnées du paiement total du devis. A défaut de versement, le Prestataire ne pourra ni confirmer la réservation ni garantir la disponibilité des espaces sollicités.

Le Bénéficiaire peut réserver la Prestation par courriel ou par téléphone. La réservation n’est effective qu’après envoi d’une confirmation par un membre de l’équipe Newton Offices.

 

Art. 4 : Modification de la réservation

Seules pourront être prises en compte les demandes de modification ou d’annulation de la réservation qui auront été communiquées par écrit et acceptées par le Prestataire.

Toute augmentation du champ de la prestation précédemment convenue entraînera un ajustement du prix. Les tarifs applicables seront ceux en vigueur à la date de la nouvelle réservation.

Toute demande de modification ayant pour effet une diminution de la durée ou de la quantité des Prestations sera réputée être l’équivalent d’une annulation partielle ou totale de la réservation et sera soumise aux conditions d’annulation prévues à l’article 5 ci-dessous.

 

Art. 5 : Date de réservation et annulation de commande

La date de réservation est celle expressément stipulée aux Contrat ou celle indiquée lors de la commande en ligne.

L’annulation de la commande moins de 48h avant la date de réservation convenue fera l’objet d’une facturation de 100 % du prix total indiqué au Contrat.

Toute annulation de commande au-delà de 48h engendre un remboursement de 100% de votre pré-paiement.

 

Art. 6 : Modalités de paiement et Pénalités de retard

Le tarif des Prestations (disponibles sur www.newtonoffices.com, par téléphone, par mail ou sur place au bureau d’accueil) ainsi que les modalités de paiement sont déterminés dans le Contrat. Les prix y indiqués sont fermes et définitifs au jour de la signature de la commande.

Le paiement de la prestation se fait par virement bancaire suivant les indications figurant sur la facture émise par le Prestataire.

Toute commande doit être payée au comptant à la date de réservation.

Le Prestataire réduit l’impact de ses activités sur l’environnement et encourage ses clients à adopter la même politique. C’est pourquoi, le Prestataire transmettra toutes ses factures de façon électronique (en respect des dispositions réglementaires) et le Bénéficiaire effectuera ses paiements de manière automatisée par virement bancaire. Toutes les sommes payables par le Bénéficiaire au titre du Contrat peuvent, si elles n’avaient pas été réglées en intégralité par le Bénéficiaire à l’issue de son départ de l’Espace Newton Offices défini aux Conditions Particulières, être demandées ou recouvrées par les autres sites du réseau Newton Offices dans lequel le Bénéficiaire viendrait à vouloir contractualiser par ailleurs.

 

Art. 7 : Obligations et responsabilités des Parties

Le Client devra fournir dans les meilleurs délais, toute information nécessaire relative à l’événement organisé dans l’Espace mis à disposition par le Prestataire, notamment le nom du responsable de la réunion, tout changement quant aux dates et heures convenues, et tout risque et/ou dommage potentiel lié à cet événement.

Le Client demandera l’autorisation préalable et écrite du Prestataire pour toute animation musicale qu’il souhaiterait réaliser au sein de l’Espace alloué. Le Prestataire se réserve le droit de ne pas agréer une animation qui serait contraire à la politique d’image de Newton Offices et d’interrompre une animation dont la mise en œuvre ne correspondrait pas à celle préalablement autorisée. Le Client s’assurera du respect des obligations de déclaration préalable pour toute diffusion musicale soumise à la législation sur les droits d’auteurs.

Le Bénéficiaire répond de tout dommage causé par son fait, du fait de ses collaborateurs ou du fait de toute personne se trouvant dans l’Espace Newton Offices avec sa permission ou sur son invitation, notamment de l’ensemble des partenaires ou autres personnes présentes dans l’enceinte de l’Espace du fait d’une relation d’affaires avec le Partenaire.

Seuls des préjudices ayant un lien direct avec l’exécution du présent Contrat pourront engager la responsabilité du Prestataire, étant précisé que les conséquences financières de la responsabilité du Prestataire ne pourront en aucun cas être supérieures au montant total des sommes payées par le Bénéficiaire et encaissées par le Prestataire dans le cadre de l’exécution du Contrat.

Le Bénéficiaire s’engage à respecter impérativement les consignes de sécurité et d’hygiène affichées. Il s’interdit également de fumer dans l’Espace Newton Offices (salles de réunion, parties communes, Coworking) et sur les balcons, interdits d’accès.

TIVOLI CAPITAL WL ne sera tenu pour responsable vis-à-vis du Bénéficiaire, de l’inexécution ou d’un retard dans l’exécution, qui serait dû à la survenance d’un cas de force majeure ou de tout autre événement rendant impossible le Service. Sont notamment considérés comme tels : un incendie, une inondation, une explosion, un accident.

En cas d’incendie, les alarmes incendies se déclencheront. Il faudra donc évacuer le bâtiment et se diriger vers le point de rassemblement comme indiqué sur les plans d’évacuation.

 

Art. 8 : Assurances

8.1 : Assurance du Bénéficiaire

Il incombe au Bénéficiaire de pourvoir à l’assurance des biens qu’il apporte dans l’Espace Newton Offices et à la couverture de sa propre responsabilité civile à l’égard de ses salariés et des tiers.

Le Bénéficiaire est responsable du matériel qu’il entrepose dans l’Espace et le Prestataire ne pourra être tenu responsable d’aucun vol.

 

8.2 : Assurance du Prestataire

Le Prestataire est titulaire de polices d’assurance couvrant sa responsabilité civile et professionnelle, et peut sur demande du Bénéficiaire, fournir les attestations d’assurance justifiant de la couverture desdits risques et de leur montant. Le Prestataire s’engage à maintenir en vigueur ces polices d’assurance tant que pèsera sur lui une quelconque obligation au titre du Contrat.

 

Art. 9 : Confidentialité et données personnelles

Art. 9.1 Confidentialité des informations

Le Bénéficiaire s’engage à considérer et traiter comme confidentielles les informations concernant les activités du Prestataire et des autres personnes physiques ou morales ayant une activité au sein de l’Espace Newton Offices, dont il pourrait avoir connaissance au cours de l’exécution du Contrat. Le Bénéficiaire s’engage à ne jamais consulter les documents entreposés dans l’Espace par un tiers à moins d’y avoir été explicitement invité par leur propriétaire.

Cette obligation de confidentialité s’applique pendant toute la durée du Contrat.

 

Art. 9.2 Données personnelles

Les informations recueillies par Newton Offices font l’objet d’un traitement informatique nécessaire à la fourniture du service souscrit par le Bénéficiaire. Elles sont collectées, enregistrées, mises à jour, consultées et utilisées pour permettre l’accès au site de réservation en ligne et aux Espaces Newton Offices, et à l’ensemble des services associés, ainsi que – le cas échéant – pour permettre l’envoi d’informations notamment commerciales de Newton Offices.

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, chaque collaborateur ou utilisateur final, personne physique, dont les données sont traitées dispose d’un droit d’accès, de suppression et de rectification des informations nominatives le concernant, que Newton Offices peut être amenée à traiter pour les besoins de ses activités. Ces données ne seront pas transmises à des tiers.

Conformément à la loi informatique et libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, le collaborateur ou utilisateur final, personne physique, concerné par le Contrat pourra exercer son droit d’accès, de rectification et, en cas de motif légitime, d’opposition en adressant une lettre simple à Newton Offices, Service Client, 113, rue de la République, 13002 Marseille. S’agissant d’un droit strictement personnel, il ne pourra être exercé que par son titulaire justifiant de son identité. L’opposition du Bénéficiaire à la collecte et à l’enregistrement des données personnelles le concernant, nécessaires à la vente ou à l’exécution du Contrat, engendrerait de facto l’impossibilité pour Newton Offices d’assurer la prestation demandée.

 

Art. 9.3 – Vidéo surveillance

Le Prestataire informe le Bénéficiaire que les circulations, les parties communes et les abords de l’Espace font l’objet d’une vidéosurveillance et que les collaborateurs du Bénéficiaire seront filmés à des fins de sûreté et sécurité, ce que le Bénéficiaire et ses collaborateurs acceptent. Ces vidéos sont gérées conformément aux règles imposées en la matière et notamment les règles édictées par la CNIL. Les modalités d’exercice des droits d’accès, de rectification et d’opposition, concernant ce traitement, sont les mêmes que celles susmentionnées.

Le numéro d’enregistrement de TIVOLI CAPITAL WL auprès de la CNIL est le 2102987.

Le Bénéficiaire déclare et garantit faire son affaire d’informer l’ensemble des Tiers Bénéficiaires – notamment ses collaborateurs et/ou ses éventuels invités – de l’existence des traitements de données à caractère personnel susmentionnés – et ce dans le respect des dispositions de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 – ainsi qu’ à satisfaire à toutes les obligations prévues par le Code du Travail notamment en matière d’information-consultation des institutions représentatives du personnel ou de comité d’entreprise, et garantit tenir Newton Offices indemne contre tout recours/revendication à ce titre.

 

Art. 10 : Dispositions diverses

Les Conditions Générales et Conditions Particulières ainsi que le Règlement Intérieur Newton Offices annexé forment un tout indissociable.

En cas de contradiction entre l’une ou l’autre des dispositions des articles des Conditions Générales avec celles des Conditions Particulières, les dispositions des Conditions Particulières prévaudront.

Le fait qu’une des Parties n’ait pas exigé l’application d’une clause quelconque du Contrat, que ce soit de façon permanente ou temporaire, ne pourra être considéré comme une renonciation aux droits de cette Partie découlant de ladite clause.

Si tout ou partie d’une stipulation du Contrat est jugée illégale, invalide ou inapplicable, la stipulation s’appliquera avec les modifications minimales nécessaires pour la rendre légale, valide et exécutoire. Les Parties doivent faire tout ce qui est en leur pouvoir pour parvenir à un accord sur une nouvelle stipulation légale, valide et exécutoire, similaire en substance afin de remplacer la stipulation illégale, invalide ou inapplicable.

Le Bénéficiaire s’acquittera du paiement de ses propres frais (logistiques, administratifs, juridiques ou de quelque nature que ce soit) nécessaires pour la mise en place, l’exécution et tout renouvellement de ce contrat.

Art. 11 : Attribution de juridiction

Tout litige pouvant survenir entre les Parties à l’occasion de l’exécution du Contrat devra être porté devant le tribunal de commerce de Marseille.

Art. 12 : Élection de domicile

Pour l’exécution des présentes et signification de tous actes les Parties élisent domicile en leurs adresses respectives telles qu’indiquées au Contrat.