7 conseils pour trouver ses bureaux de rêve en régions

Avec une augmentation de 42 % des surfaces commercialisées entre 2020 et 2021*, l’offre de bureaux en régions est globalement en plein essor. Un marché qui est tout de même très hétérogène d’une métropole à l’autre… Quartiers d’affaires ou résidentiels, centralité ou périphérie : les quartiers de bureaux ne sont pas toujours là où on les attend.

“Sur la métropole d’Aix-Marseille, le quartier d’affaire Euroméditerranée est situé en plein centre de Marseille alors qu’à Aix-en-Provence l’offre de bureau en centre-ville est quasi-inexistante, les zones de bureaux se trouvent en périphérie dans des parcs tertiaires. C’est un bon exemple qui illustre en quoi la recherche de bureaux en région est complexe.”

Guillaume Pellegrin, fondateur de Newton Offices met son expertise du secteur de l’immobilier de bureaux en régions à votre service, avec 7 conseils qui vous aideront à vous poser les bonnes questions pour trouver les bureaux qui vous correspondent.

1. Choisir la localisation adaptée à votre culture d’entreprise

Le choix de l’emplacement pour vos bureaux de rêve est primordial, que vous ouvriez une antenne locale, un siège régional ou simplement que vous déménagiez votre siège social.

Choisissez une région en adéquation avec la culture d’entreprise et la vision des fondateurs

“Est, Ouest, Nord ou Sud ? Ville ou campagne ? Des bureaux à proximité de sports nautiques ou terrestres ?”

Assurez-vous de la cohérence entre l’emplacement de vos bureaux et la culture de votre entreprise. Il est important que la région choisie reflète les valeurs portées par votre entreprise ainsi que par ses fondateurs. C’est notamment ce qu’a fait Faguo, qui a choisi de déménager son siège parisien à Nantes afin d’être en adéquation avec les valeurs prônées par la marque : être plus proche de la nature, limiter son empreinte carbone et offrir à ses collaborateurs un cadre de vie différent… à vélo.

Choisissez dans quelle métropole vous avez intérêt à vous implanter.

“Est-ce que la métropole choisie possède un bassin d’emploi qui répond à vos futurs besoins de recrutement ? Est-ce que l’offre de formation correspond aux profils juniors que vous allez rechercher ? Est-ce que des entreprises sont positionnées sur les mêmes profils que vous ? Y-a-t-il un avantage concurrentiel sur cette métropole (proximité de partenaire, clients, etc.) ? La métropole met-elle en place des programmes d’attractivité pour les entreprises ?”

Dans le cas où vous optez pour une stratégie multi-site, le choix de la métropole dans laquelle vous allez implanter vos équipes est déterminant sur bien des plans. Différents facteurs entrent en jeu lorsqu’il s’agit de trouver chaussure à son pied. Du recrutement à la présence de partenaires et concurrents sur la métropole, en passant par les avantages financiers, fiscaux ou simplement l’accueil et l’accompagnement que vont vous réserver les pouvoirs publics. La meilleure chose à faire dans ce cas, est de se renseigner sur plusieurs métropoles et faire votre choix en conséquence. Une stratégie qui s’est avérée payante pour Doctolib, qui a audité plusieurs villes avant d’ouvrir un bureau à Nantes.

Définissez le(s) quartier(s) où installer vos bureaux.

“Souhaitez-vous vous implanter en centre-ville ou en périphérie ? Dans un quartier d’affaire ou une zone d’activité ?”

L’emplacement idéal pour vos bureaux dépend de l’activité de votre entreprise et de vos équipes. Choisir le quartier qui correspond à votre activité peut vous permettre d’être proche de partenaires stratégiques. Vous pouvez vous aider de nos articles sur les différents quartiers de bureaux à Marseille, Aix-en-Provence, Lyon et Lille.

Pensez à l’accessibilité de vos bureaux.

Installer vos bureaux à proximité des principaux axes de transport peut donner à votre entreprise un avantage concurrentiel, tant vis-à-vis des entreprises de votre secteur qu’en termes d’attractivité et de fidélisation des meilleurs talents.

Ne sous-estimez pas l’importance d’un emplacement bien desservi par les transports en commun, proches d’un axe routier, de pistes cyclables. En effet, selon notre étude réalisée en Septembre 2021, proposer à vos équipes des bureaux situés à moins de 30 minutes de leur domicile réduit de moitié leurs envie de faire du télétravail.

Si votre bureau est une antenne régionale, pensez également à l’importance de la proximité avec les gares et aéroports qui faciliteront les déplacements de vos équipes depuis/vers Paris et autres villes de France.

2. Définir sa stratégie immobilière

La première étape dans votre recherche de bureaux de rêve consiste à vous assurer que votre stratégie immobilière est en adéquation avec la stratégie globale de votre entreprise.

Réfléchissez à votre stratégie à court, moyen et long terme dans la région.

“De quelle visibilité disposez-vous sur l’avenir ? Prévoyez-vous une croissance ou une réduction de vos effectifs ? Quelles sont les spécificités régionales de votre projet immobilier (déménagement, ouverture d’antenne locale, premier bureau pour rassembler des équipes en télétravail, etc.) ? Quelle est l’organisation du travail de vos salariés (fréquence du travail à distance et présentiel) ?”

Les réponses à ces questions vous aideront à bien cerner vos besoins. En effet, vos besoins seront différents si votre entreprise atteint un plateau en termes de développement ou si vous prévoyez de doubler votre chiffre d’affaires d’ici 3 ans. Cette réflexion vous permettra également de fixer une date butoire à laquelle vous souhaitez avoir emménagé dans vos futurs bureaux.

Définissez les attentes que vous placez dans vos nouveaux bureaux.

“Y-a-t-il un enjeu d’image de marque ou d’emplacement géographique, vis-à-vis de vos clients et partenaires ? Souhaitez-vous que vos bureaux vous apportent un avantage concurrentiel en termes d’attractivité et de fidélisation des meilleurs talents ?”

Encore une fois, les réponses à ces questions faciliteront l’étape suivante de votre démarche de recherche de bureaux en régions. Vos besoins seront différents si vos bureaux doivent inspirer confiance aux clients que vous y recevrez ou si vous avez seulement besoin d’un espace pour installer des ordinateurs et travailler calmement.

Sondez vos équipes.

Il peut être très utile de connaître les besoins, les préférences et les attentes de vos salariés en termes de localisation, d’aménagement des espaces d’organisation du travail et de présence au bureau. Un questionnaire anonyme apportera des réponses plus fiables. Sans pour autant tous les appliquer à la lettre, les résultats de cette enquête pourront vous donner des tendances et vous guider dans la définition de vos besoins.

Comme le montrent les résultats de notre sondage réalisé en Septembre 2021**, les attentes et l’appétence des salariés en termes de télétravail varient en fonction de la zone géographique, de l’âge et même de la proximité entre le domicile et le lieu de travail. Le seul moyen de trouver la meilleure formule pour votre entreprise est de demander l’avis de vos équipes.

Vous l’avez compris, l’idée est d’avoir une vision claire de la stratégie de votre entreprise pour les mois et années à venir afin de ne pas se lancer dans un projet immobilier qui n’y correspond pas.

3. Définir ses besoins

Cette deuxième étape consiste à cerner précisément vos besoins en fonction de la stratégie de votre entreprise.

Identifiez vos besoins en termes de conception et d’aménagement des espaces.

“De quels types de bureaux avez-vous besoin ? Un grand open space ? Des bureaux privatifs ? Les deux ?”

Pensez à l’organisation de vos équipes (qui ? dans quel bureau ?). Évitez le “copier coller” de l’aménagement de vos bureaux existants. Un déménagement est une formidable opportunité de repenser la dynamique entre les équipes de votre entreprise. Repenser l’aménagement de vos bureaux pourra vous permettre d’améliorer la coopération et la communication entre vos équipes.

En fonction de votre vision des bureaux ainsi que des attentes de vos équipes, plusieurs choix s’offrent à vous.

D’un côté le modèle classique, avec un cloisonnement des espaces en bureaux privatifs et des grandes salles de réunion pour le travail collaboratif.

De l’autre, un grand open space qui facilitera la collaboration et les échanges entre vos équipes, et des espaces de type “bulles” et cabines téléphoniques qui leur donneront la possibilité de travailler en toute intimité et confidentialité.

Au centre, le mélange de ces deux modèles pas forcément opposés. Des bureaux privatifs pour certaines fonctions (direction, RH, finance…), un open space et des salles de réunion de taille variées pour différents usages, représentent également un bon compromis.

Pensez aussi aux espaces communs. Souhaitez vous que vos salariés disposent d’espaces de détente, d’un lieu où se restaurer, pratiquer une activité sportive ? Avez vous besoin d’un espace extérieur ? Tant de questions qui vous permettent de définir précisément les besoins de votre entreprise.

Selon notre étude parue en Septembre 2021**, les télétravailleurs confient qu’ils seraient prêts à retourner au bureau si les espaces étaient plus conviviaux et agréables (32%) et si les locaux de leur entreprise étaient mieux équipés (41%).

Définissez le nombre de postes de travail nécessaires.

Les talents ne cherchent pas qu’un poste et des missions mais également une aventure, un projet dans lequel s’impliquer ! Donnez-leur le cap et expliquez-leur en quoi leur venue et leurs futures actions vont contribuer à cette belle conquête. Montrez-leur qu’ils vont avoir de l’impact en partageant les ambitions de votre boîte pour les mois à venir.

Anticipez les besoins

“Est-ce que le taux d’occupation de vos bureaux est optimal ? Avez-vous vraiment besoin d’autant de postes de travail que de salariés ?”

Pensez au taux d’occupation de vos bureaux. Des bureaux inoccupés représentent un coût supplémentaire dont vous pourriez vous passer. Si certains de vos salariés travaillent à distance une partie de la semaine (collaborateurs en télétravail, commerciaux sur les routes, etc.) ou si certains ne sont amenés à être présents que quelques jours par mois (des collaborateurs venant d’autres antennes locales ou du siège par exemple), vous pourriez réduire le nombre de bureaux et garder des postes de travail attitrés uniquement pour les personnes travaillant la majeure partie du temps sur site. Les autres salariés qu’ils soient de passage ou travaillant à distance peuvent occuper et des bureaux de type “hot desk” en mettant en place un roulement en fonction des jours de présence de chacun.

Dans le cas où vous envisagez d’accroître vos effectifs à court, moyen ou long termes, vous pouvez opter pour un nombre de postes de travail supérieur en attendant de recruter, mais ce sont des postes inoccupés pour lesquels vous dépenserez de l’argent. Pensez également que la sous-location d’une partie de vos locaux n’est pas si simple. Vous devrez solliciter vos équipes pour trouver et gérer les sous-locataires, avec souvent de mauvaises surprises (impayés, départ anticipé, mauvaise entente…).

À l’inverse, si vous envisagez de réduire vos effectifs à l’avenir, vos besoins actuels ne reflètent pas vos besoins dans 6 mois, 1 an ou 3 ans. Vous vous retrouverez à terme, avec des bureaux inoccupés pour lesquels vous continuerez de payer.

Dans ces deux cas, la solution idéale est d’opter pour des bureaux flexibles sans engagement, comme ceux proposés par Newton Offices, dans lesquels vous pouvez faire évoluer votre surface facilement en fonction de vos besoins.

Définissez vos besoins techniques.

“Quelles sont les caractéristiques techniques que vous souhaitez absolument avoir dans vos bureaux ? Une connexion par fibre optique ? Un chauffage et climatisation réversibles ? Un éclairage particulier ? Un certain type d’isolation thermique ou phonique ? Des accès sécurisés ? Un ascenseur ? L’accessibilité aux personnes à mobilité réduite ? Des labels environnementaux particuliers ?”

Autant de détails techniques qui ont leur importance, à prendre en compte avant de commencer votre recherche pour bien cibler les bureaux qui correspondent à vos besoins.

Définissez vos besoins fonctionnels.

“Quelles particularités les bâtiments qui abritent vos bureaux doivent impérativement comporter ? Avez-vous besoin d’un parking, d’un local à vélos ? Si oui, combien de places ? Des emplacements attitrés ou non ? Avez-vous besoin d’un espace pour la restauration ?”

Encore des caractéristiques qui paraissent secondaires, mais que vous devez anticiper avant de vous lancer dans une recherche approfondie, pour ne rien laisser au hasard.

Vous l’avez compris, dans cette deuxième étape vous devez faire un état des lieux précis de vos besoins et de vos contraintes. Vous pourrez ainsi prioriser vos critères de recherche, ce qui vous aidera à faire votre choix. Certains vous paraîtront de l’ordre du détail, mais en anticipant les caractéristiques prioritaires et indispensables pour vous, vous éviterez de perdre du temps en visitant des biens qui ne correspondent pas à vos besoins.

4. Définir le type d’engagement qui correspond à vos besoins

Vous y êtes presque, vos besoins sont maintenant presque entièrement définis. Il ne vous reste plus qu’à définir comment vous souhaitez vous engager vis-à-vis de vos bureaux.

En fonction de votre stratégie d’entreprise, de vos besoins en termes de surface, d’aménagement, de caractéristiques techniques et fonctionnelles et de l’emplacement que vous avez choisi pour les bureaux de vos rêves, plusieurs choix s’offrent à vous. Dans tous les cas, vous devez garder à l’esprit que le paramètre principal reste la visibilité financière et RH à moyen et long termes.

Le bail commercial “3/6/9”.

Assurez-vous bien d’avoir la visibilité nécessaire, en termes de taille d’effectif et de trésorerie, sur les 3 prochaines années au minimum. Le bail commercial vous engage sur des périodes triennales. Il est parfois très contraignant et coûteux d’en sortir. Vous serez garant de la gestion des bureaux, de l’entretien, etc.

Se pose également la question du taux d’occupation de vos bureaux, si vous avez opté pour des bureaux plus grands afin d’anticiper de futurs recrutements, vous allez payer pour des postes de travail inoccupés sans savoir précisément quand (et si) vous en aurez besoin.

A l’inverse, si vos bureaux deviennent trop petits en cours de période triennale, vous devrez déménager. Une solution qui comporte son lot de désagréments. Tout d’abord, négocier un bail peut prendre plusieurs mois, un laps de temps pendant lequel vos équipes seront à l’étroit. Déménager engendrera également des frais conséquents, les travaux de remise en état de vos anciens bureaux ainsi que les travaux d’aménagement de vos nouveaux locaux seront à votre charge.

Les bureaux en prestation de services

La location de bureaux en prestation de services est une solution qui se développe de plus en plus partout en France, notamment grâce à des acteurs nationaux comme Newton Offices dont l’offre de bureaux repose sur deux piliers :

  • la flexibilité : tant sur la durée d’engagement que sur la surface et le nombre de postes de travail, qui évoluent selon vos besoins du moment ;
  • les services annexes : conciergerie, ménage, entretien, ateliers, animations, etc… Tant de prestations qui améliorent la qualité de vie au travail sans que vos équipes en aient la charge.

Cette solution a longtemps été utilisée uniquement par les start-up et les indépendants, qui par manque de visibilité étaient séduits par la flexibilité des offres. Un bureau privatif, puis deux puis un plateau entier en fonction de la croissance de l’entreprise.

Ces deux dernières années, de plus en plus de grandes entreprises ont vu leurs besoins évoluer vers plus de flexibilité. Autant de sièges sociaux d’entreprises installées en régions que d’antennes régionales de sociétés basées à Paris. A l’échelle d’étages entiers, ces entreprises privatisent des espaces de travail pour leur équipes, au fur et à mesure de l’évolution de leurs effectifs.

Dans ces espaces de bureaux flexibles, start-ups et grandes entreprises profitent de prestations dignes de l’hôtellerie. Accueil, possibilité de privatiser des espaces avec accès sécurisé, espaces de détente, salle de sport, animations, boissons chaudes, salles de réunions, etc. Des services qui améliorent la qualité de vie de vos équipes sans en avoir la charge. Le tout pour un coût total qui ne dépasse pas celui d’un bureau en bail commercial, en témoigne notre comparatif : bail commercial VS bureaux flexibles.

Location de bureaux chez Newton Offices

L’achat immobilier.

Enfin, lorsque vous disposez de suffisamment de visibilité, l’achat peut être une alternative intéressante, surtout d’un point de vue patrimonial. Mais attention, un achat représente un investissement financier lourd et des règles précises doivent être respectées pour éviter l’abus de bien social si le bien est acquis par les fondateurs puis loué par l’entreprise. D’autre part, comme en bail commercial, cela coûtera du temps à vos équipes qui devront assurer la gestion des bureaux.

5. Définir le budget

Stratégie, vos besoins définis et l’emplacement idéal choisi, il est l’heure de définir le budget que vous pouvez allouer à vos bureaux.

Définissez le montant global mensuel que vous pouvez dépenser pour vos bureaux. Dans le cas du bail classique, ne vous focalisez pas sur le loyer qui est hors taxes et hors charges. D’autres frais conséquents qui interviennent souvent avant l’emménagement, sont à prévoir. Une fois ventilés, ces coûts supplémentaires peuvent vite faire grimper l’addition mensuelle.

Pensez donc à intégrer à votre enveloppe dédiée aux bureaux, les coûts liés au déménagement, aux travaux de (re)mise en état, au mobilier, les charges entretien, électricité, ménage Internet, etc.), les frais d’agence, les sommes immobilisées pour garantir votre bail, etc. Notre étude sur le véritable coût d’un bureau en location peut vous aider à faire le tri.

6. Rédiger un cahier des charges

Vous avez maintenant identifié vos besoins. Formaliser ces besoins dans un cahier des charges vous permettra de synthétiser tous les critères prioritaires et facilitera votre recherche ainsi que la revue de vos options au moment de choisir vos bureaux.

Le cahier des charges doit également être assez détaillé pour permettre à un architecte d’intérieur de dessiner un plan en adéquation avec vos besoins.

Ce document doit comporter le maximum d’informations sur vos besoins. Organisez la rédaction de vos critères de recherche pour les retranscrire de la manière la plus claire possible. Voici un exemple de plan que vous pouvez suivre pour la rédaction de votre cahier des charges, en complétant les sections suivantes :

  • Description de l’activité de votre entreprise
  • Date d’échéance à laquelle vous souhaitez avoir différentes propositions
  • Surface et nombre de poste de travail
  • Aménagement des espaces
  • Contraintes techniques
  • Besoins fonctionnels des locaux
  • Localisations souhaitées
  • Budget prévisionnel tout compris
  • Date de disponibilité maximale à laquelle vous souhaitez emménager

Ce cahier des charges va également vous servir lors de la revue des différentes propositions de bureaux qui ressortiront de votre recherche. Vous pourrez comparer les différentes options en vérifiant que les critères sont bien respectés.

7. Se faire accompagner par un professionnel

Vos besoins sont maintenant formalisés dans un document unique. Vous pouvez vous lancer dans la recherche. La recherche peut s’avérer fastidieuse. Ne sachant pas toujours par où commencer, vous pouvez vous faire aider par les agences de développement locales ou des conseils en immobilier d’entreprise.

Ces professionnels connaissent parfaitement le tissu économique local ainsi que les acteurs du marché immobilier. Ils pourront mettre leur expertise au profit de votre recherche, vous aiguiller vers les bons interlocuteurs et vous aider à trouver les bureaux qui vous correspondent.

Vous l’aurez compris, la recherche de bureaux est complexe. Mettez toutes les chances de votre côté en anticipant au maximum, en formalisant vos besoins et en vous faisant aider par des professionnels. Ne laissez rien au hasard et vous trouverez vos bureaux de rêve en régions.

Sources :
*Arthur Lloyd – Bureaux Régions : Forte reprise de la demande placée en 2021
**Newton Offices : Paris vs régions : Qui sont les champions du télétravail ?