Contraintes de généraliser le télétravail pendant la crise, certaines entreprises voient désormais leur salariés traîner la patte pour revenir travailler au bureau. Meilleure productivité, gain de temps de trajet, équilibre pro/perso… tant d’arguments que les nouveaux adeptes du télétravail opposent à leur employeur maintenant que les conditions sanitaires sont réunies pour revenir à un rythme (au moins) hybride. Quelles sont les solutions pour les entreprises confrontées à cette situation ?
La crise sanitaire a conduit une grande partie des entreprises à mettre en place le travail à distance. Si pour certaines, le télétravail était déjà une habitude, elles sont nombreuses à avoir découvert cette nouvelle forme d’organisation du travail à cette occasion. Après des débuts mitigés, le travail à distance s’est mis en place, les équipes ont trouvé leurs marques et, force est de constater : cela a fonctionné. Ce test grandeur nature a démontré aux entreprises qu’elles restaient productives et aux salariés que télétravailler leur procurait des bénéfices non négligeables (gain du temps de trajet, meilleure efficacité pour des tâches demandant de la concentration, etc.)
Les périodes de confinements stricts et de télétravail imposé à 100% étant derrière nous, beaucoup de dirigeants espèrent désormais un retour à “la normale”, c’est-à-dire en présentiel la majorité du temps. D’un côté, les arguments en faveur du travail en présentiel sont indéniables. Les échanges en face-à-face favorisent la créativité, la collaboration et entretiennent le lien social nécessaire au bon fonctionnement d’une entreprise. De l’autre, si les salariés qui ont goûté au travail à distance pendant la crise trainent les pieds pour revenir au bureau, c’est qu’ils y voient un intérêt certain. Aller à l’encontre de leur volonté alors que le télétravail a fonctionné pendant des mois risque de passer un message difficilement audible. Cela reviendrait à dire à ses équipes que leur bien-être ne rentre pas en compte dans l’équation de l’entreprise. Pour autant, le “full remote”, dans une grande partie des cas, n’est pas non plus la bonne solution…
Que faire à partir de là ? Il n’y a pas de remède miracle à une telle situation, mais plutôt une multitude de solutions hybrides en se basant sur une répartition hybride entre travail à distance et le reste du temps au bureau (prônées par 2/3 des Français selon l’étude Newton Offices publiée en septembre 2021). Voici des pistes de réflexion qui vous aideront à trouver LA solution adaptée à votre organisation.
La communication, clé du succès
Pour commencer, engager le dialogue avec vos équipes à ce sujet sera forcément perçu de manière bénéfique et vous permettra de mesurer les vrais besoins de vos collaborateurs. Toujours selon notre étude nationale de septembre 2021, et contrairement à ce que l’on entend beaucoup depuis le début de la crise sanitaire, les Français sont attachés à leur lieu de travail. 50% des sondés préfèrent venir au bureau pour travailler et seule une poignée de travailleurs (6%) aimeraient travailler exclusivement à distance. Cependant, L’enjeu est donc de trouver une solution hybride et le juste équilibre qui convienne à tous entre présentiel et distanciel.
Avant de solliciter vos salariés, pensez à sensibiliser vos équipes sur ce qui fait l’utilité, à vos yeux, du travail en présentiel. Ils ont besoin de savoir pourquoi le fait d’évoluer ensemble au quotidien est bénéfique au bon fonctionnement de l’entreprise (préservation du lien social, créativité, etc.). Reste à définir à quel rythme…
Interrogez-les ensuite sous la forme d’un questionnaire en ligne. Cet exercice vous permettra de connaître leurs préférences en termes de télétravail et de comprendre leurs besoins, leurs contraintes personnelles et en quoi le télétravail peut y répondre. Vous aurez alors, une bonne vision du nombre de jours par semaine que vos salariés souhaitent passer en télétravail. Attention, pour obtenir des résultats fiables, veillez à ce que ce questionnaire soit anonyme.
Lorsque vous aurez trouvé le juste milieu entre télétravail et travail au bureau, il sera primordial de communiquer avec vos salariés sur ce choix, les raisons qui l’ont motivé et surtout, comment cette nouvelle organisation va se mettre en place.
Repensez vos bureaux
Avoir des bureaux dans lesquels vos collaborateurs se sentent bien, et dans lesquels il fait bon travailler, aura une incidence positive sur leur motivation à venir au bureau. En effet, selon l’enquête nationale Happydemics réalisée pour Newton Offices, les adeptes du télétravail confient qu’ils seraient prêts à retourner au bureau si les espaces étaient plus conviviaux et agréables (32%) et si les locaux de leur entreprise étaient mieux équipés (41%).
C’est l’un des principaux enjeux de l’ère post-covid. Avant, il suffisait d’indiquer l’adresse du bureau à ses collaborateurs pour qu’ils s’y rendent tous les jours. Désormais, l’entreprise a sa part de responsabilité pour motiver ses troupes à venir se retrouver en présentiel dans un lieu qui doit proposer une expérience de travail augmentée et apporter une véritable plus-value par rapport à ce que chacun peut vivre à son domicile.
Dans cette optique, il existe différents types d’équipements qui peuvent rendre vos bureaux plus attrayants. La mise en place de cabines téléphoniques, par exemple, permet à vos collaborateurs de s’isoler et d’être au calme pour leurs conversations téléphoniques sans déranger les collaborateurs autour d’eux.
Les espaces qui favorisent la collaboration sont nécessaires lorsque vos salariés sont présents sur site, surtout quand ils ont prévu de venir au bureau spécialement pour des réunions. Vous pouvez créer des espaces d’échange, comme des tables hautes pour des “stand-up meetings” de courte durée, ou bien des petites salles de réunions, avec ou sans équipement de visioconférence, pour les “catch-ups” de vos collaborateurs.
Une salle dédiée au repos et à la détente de vos salariés aura également des effets bénéfiques sur la qualité de vie et le bien être de vos salariés. Cela peut également avoir une incidence positive sur la motivation de vos salariés à venir au bureau. De même, un espace calme que vous pourrez appeler “bibliothèque” permettra à ceux qui en ont besoin, de se concentrer sur un sujet important sans être dérangé…
De nombreuses astuces existent pour rendre vos bureaux plus agréables. Reste à savoir si vous êtes prêt à investir du temps et de l’argent dans l’aménagement de vos bureaux actuels ou s’il est finalement plus intéressant d’envisager un déménagement pour repartir sur des bases saines… Consultez notre article “Déménager ou renégocier son bail, comment choisir” pour vous aider dans cette décision.
Des bureaux qui s’adaptent à vos besoins
L’ère du tout le monde au bureau du lundi au vendredi de 9h à 18h vit ses dernières heures. L’attrait pour le travail à distance n’est pas un effet de mode mais bien une lame de fond qui va transformer en profondeur la vie professionnelle des Français.
Que vos équipes télétravaillent 1 ou 4 jours par semaine, cela aura forcément un impact sur vos surfaces de bureaux. Avec les congés, RTT, déplacements professionnels, rendez-vous à l’extérieur, formations et maintenant le télétravail, il y a encore plus de raisons que vos postes de travail soient inoccupés Des bureaux vides qui ne correspondent plus à vos besoins réels, qui vous coûtent de l’argent et occupent de la place pour rien. Pour éviter cela, vous pouvez réorganiser vos espaces de travail, en redéfinir les contours et surtout les adapter à vos besoins.
Si le taux d’occupation de vos bureaux est bas, réfléchissez à une réorganisation de vos espaces. En effet, il convient de mettre en adéquation le nombre de postes de travail et le nombre de salariés présents sur site. Chez Newton Offices, nous répondons désormais à des demandes que nous n’aurions même pas imaginées il y a encore quelques mois. Nous permettons par exemple à une SS2I d’Aix-en-Provence de se réunir en équipe une fois par semaine dans un espace dédié. Le reste du temps, les équipes composées principalement de développeurs web travaillent depuis chez elles en toute autonomie et se réunissent le lundi chez Newton Golf des Milles pour faire le point et entretenir ce lien social si important pour l’esprit d’équipe.
Dans la famille des nouvelles manières de penser ses espaces de travail, le flex office est une tendance qui va s’intensifier dans les années à venir. Aussi appelé “bureaux nomades” ou “clean desk”, il s’agit d’un mode d’organisation du travail selon lequel vos collaborateurs ne disposent pas de poste de travail attitré. Lorsqu’il est bien organisé, il permet d’adapter vos espaces de travail à l’usage que vos salariés en ont et d’optimiser vos surfaces pour gagner en productivité et en qualité de vie au travail. Alors, comment ça marche ?
Evidemment, les salariés à 100% en présentiel gardent leur bureau attitré. En revanche pour ceux qui télétravaillent régulièrement, vous pourrez mettre en place des espaces de bureaux partagés et un roulement, afin qu’ils disposent d’un bureau disponible lorsqu’ils sont sur site, sans pour autant avoir de bureau attitré. Différentes applications de gestion de l’occupation de vos bureaux comme Semana vous aideront à mettre en place un tel roulement.
Cette réorganisation vous permettra de réduire le nombre de postes de travail dans vos locaux. Vous pourrez ainsi, soit réduire la surface totale de vos bureaux et donc son coût; soit utiliser la surface gagnée pour créer des espaces collaboratifs qui seront nettement plus appréciés par vos collaborateurs et contribueront grandement à leur bien-être au quotidien (espaces détente, salles de réunion, phonebooths, salle de sieste, salle calme…). Une organisation que nous avons déjà mis en place aux quatre coins de la France pour des entreprises qui souhaitaient tester la meilleure formule. Comme par exemple Havas Media que nous accompagnons à Newton Offices Lyon 9e dans un espace de 25 postes partagé par les 45 personnes qui composent l’antenne régionale du géant de la publicité français.
Pensez aux bureaux satellites…
Selon le sondage réalisé par Newton Offices, 61% des salariés qui vivent près de leur lieu de travail préfèrent travailler au bureau. Passé sous la barre des 30 minutes, le trajet domicile-bureau ne représente plus un frein pour le travail en présentiel. Dans cette optique vous pouvez envisager d’opter pour des “bureaux satellites”.
Au lieu d’avoir un seul bureau qui concentre tous leurs salariés, dont la situation géographique ne convient pas à une (grande) partie des équipes, de plus en plus d’entreprises font le choix de disposer de plusieurs espaces de travail, plus petits, à différents endroits. Tout l’intérêt est de permettre à ses salariés de disposer de conditions de travail optimales tout en étant plus proche de leur domicile, de l’école de leurs enfants, etc.
Ces bureaux peuvent être des tiers-lieux dont vous n’êtes ni locataire, ni propriétaire, mais seulement utilisateur, la plupart du temps avec engagement flexible, comme c’est le cas chez Newton Offices à Marseille, Aix, Lille, Lyon ou encore Montpellier. Il existe partout en France des milliers de tiers-lieux idéalement situés et qui vous permettront de contrôler la qualité de l’environnement de travail dans lequel vos collaborateurs évoluent…
Outre une situation géographique, ces lieux de travail offrent également des avantages non négligeables pour la motivation de vos salariés à travailler au bureau. En effet, les équipements ultra-modernes et la qualité de services (tels ceux proposés chez Newton Offices par exemple) sont d’autres atouts pour motiver vos salariés à ne pas rester enfermés chez eux la majorité du temps. Ils auront d’ailleurs l’occasion de rencontrer du monde, de nouer des relations avec d’autres entreprises qui pourront déboucher sur de bonnes idées et même des synergies avec la vôtre…
Vous l’avez certainement compris, si vos salariés préfèrent le télétravail, c’est qu’ils y voient des avantages, mais aussi que vos bureaux ne leur donnent pas envie de venir ! Pour ne pas perdre le lien social si important pour le développement de votre entreprise, c’est à vous de prendre les devants, de proposer des solutions hybrides et de repenser vos espaces de travail pour motiver vos salariés à revenir dans des bureaux plus adaptés, plus conviviaux, voire plus proches de leur lieu de vie…
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