Comment réussir sa réunion à distance ?
Aujourd’hui, les avancées technologiques permettent d’organiser des réunions de travail à distance. La réunion à distance implique des participants en présentiel et d’autres en distanciel. Certains participants sont réunis dans une salle de réunion. D’autres sont en télétravail, chez eux ou dans un espace de coworking. D’autres encore, sont regroupés dans une salle de réunion d’une autre antenne régionale par exemple… Ce nouveau style de réunion professionnelle requiert une excellente préparation en amont pour que le temps de travail soit agréable et productif. Que ce soit du côté des participants en présentiel ou du côté de ceux qui sont à distance.
Réunion à distance : organisation pour les participants en présentiel
Salle de réunion à Lyon chez Newton Offices Lyon 9ème
La préparation d’une réunion hybride, au même titre qu’une réunion en présentiel, ne s’arrête pas à la simple transmission de l’agenda complet de la réunion, avec les ordres du jour et les documents annexes. Il faut également s’occuper du lieu où les participants présents seront regroupés.
Pour cela rien de plus simple avec la location de salles de réunion chez Newton Offices. Nos équipes se chargent de :
- Préparer la salle de réunion en amont
- Accueillir les participants
- La mise à disposition d’un tableau blanc et d’un paper-board
- Fournir un système vidéo (écran TV ou vidéo-projecteur)
- Proposer de l’eau plate et gazeuse
Chez Newton Offices, il est également possible d’ajouter des options de restauration pour organiser les pauses café et les déjeuners lors des réunions.
Tout est pensé pour que le temps passé ensemble soit productif et que tous les participants en présentiel se focalisent sur l’essentiel : le contenu de la réunion.
L’organisateur doit également s’assurer que les participants à distance, que ce soit depuis leur domicile ou ailleurs, puissent pleinement prendre part à la réunion.
Réunions à distance : l’importance de la partie technique pour les participants à distance
Salle de réunion à Marseille chez Newton Offices Joliette
Une réunion à distance, pendant laquelle certains participants sont à distance, peut vite être compliquée lorsqu’on n’utilise pas du matériel performant et adéquat. Bugs, problème de son… Le choix des outils, et leur qualité, sont déterminant pour éviter les soucis techniques et perdre un temps fou à les résoudre.
Il convient tout d’abord de s’assurer que tous les participants sauront utiliser le logiciel de visio choisi. Un message dans la description de l’invitation peut vous aider à gagner de précieuses minutes en début de réunion. Exemple : “Cette réunion se tiendra à distance. Pensez à vous connecter 2 minutes avant l’heure, à utiliser des écouteurs et à vous installer dans un endroit calme pour éviter les bruits de fond”
Pour cela pas de problème, nos salles de réunion sont équipées de matériel de visioconférence de pointe, compatible avec tous les principaux logiciels. En effet, chez Newton Offices, une option “Visio” vient parfaire l’expérience de la réunion à distance. Le matériel de visioconférence répond aux meilleurs standards de qualité actuels :
- Compatible avec les principales applications telles que Teams, Zoom, Google Meet, Skype, etc.
- Caméra HD 1080p
- Système de cadrage automatique des participants
- Réglage dynamique de la luminosité
- Système audio de qualité professionnelle
- Possibilité de Live stream, avec diffusion en direct via Youtube ou Facebook Live
Ce matériel est disponible dans toutes les salles de réunions chez Newton Offices partout en France.
S’assurer que personne n’est mis à l’écart
Salle de réunion à Lyon chez Newton Offices Vaise
Lors de réunions à distance, les personnes qui ne sont pas physiquement présentes peuvent vite se sentir à l’écart. Alors qu’il est plus facile d’impliquer les participants présents dans la salle de réunion, les organisateurs peuvent mettre des choses en place afin de faciliter l’implication de des personnes à distance.
Vous pouvez notamment commencer par un ice breaker, un excellent moyen de réchauffer l’atmosphère et d’amorcer les premiers échanges avant le début de la réunion.
Afin de faciliter les échanges et que chacun des participants se sente à l’aise au moment de prendre de parole, l’animateur de la réunion à distance peut encourager l’utilisation de la messagerie instantanée ou encore les fonctionnalités collaboratives du logiciel de visioconférence, comme la fonction “Lever la main” de Google Meet. Il peut également mettre en place des tours de parole ou demander aux participants à distance s’ils ont des remarques, après la clôture de chaque sujet.
Un autre atout pour améliorer l’implication des participants en distanciel, est le matériel de visioconférence. Chez Newton Offices, l’équipement professionnel proposé dans les salles de réunion est pensé pour que tous les participants derrière leur écran puissent facilement suivre la personne qui présente. En effet, la caméra va automatiquement resserrer le cadrage sur la personne qui est en train de parler. Ainsi, les participants à distance ne se sentiront pas exclus des débats et seront plus à l’aise poursuivre la réunion ou rebondir sur les propos de la personne qui présente.
Nos salles de réunion de tailles et capacités diverses, la qualité du mobilier et des équipements ainsi que nos équipes dédiées sont la parfaite combinaison pour que vos réunions à distance se déroulent dans les meilleures conditions.
N’hésitez pas à venir voir par vous même !
