L’organisation d’une réunion professionnelle n’est pas à prendre à la légère et implique de prendre en compte la disposition de la salle. En fonction du contenu de la réunion et de ses objectifs, la façon dont on agence les tables et les chaises a son importance. Que vous ayez besoin d’organiser une brève réunion avec vos collaborateurs, un séminaire, une présentation de produit ou un entretien d’embauche, voici un tout d’horizon des différentes dispositions possibles. Un guide pour vous aider à choisir la bonne disposition pour votre salle de réunion.
La disposition de salle de réunion de type conférence
Salle de réunion “Osmium” chez Newton Offices Croisé Laroche à Marcq-en-Baroeul (59)
Une grande table rectangulaire, autour de laquelle tous les participants peuvent se voir. Une disposition qui facilite les échanges.
De 4 à 12 participants, cette configuration de salle de réunion est idéale pour plusieurs types d’évènements : brainstorming, réunion d’équipe hebdomadaire, conseil d’administration.
Un matériel de téléconférence, tel une pieuvre placée au centre de la table permet aussi d’inclure dans la réunion des personnes à distance.
Nous recommandons de ne pas dépasser 12 participants présents dans la salle avec cette disposition. Au-delà, la longueur de la table gênera les interactions. Il faudra opter pour une disposition en rectangle afin que tous les participants puissent voir et se parler.
Cette disposition est également parfaite pour les entretiens d’embauche. Avec l’équipe de recrutement de 1 à 4 personnes qui font face au candidat.
La disposition de salle de réunion en théâtre
Salle de réunion “Racine Carrée” chez Newton Offices Haute Borne à Villeneuve d’Ascq (59)
Une audience composée de plusieurs rangées de chaises, fait face aux orateurs. Ces derniers peuvent se tenir debout, être assis sur une chaise devant une table, ou même sur un tabouret haut accompagnés de manges-debout pour poser leurs notes et un verre d’eau.
Cette disposition permet d’accueillir un grand nombre de personnes : jusqu’à 4 ou 5 orateurs simultanément et jusqu’à 100 personnes dans le public.
Un matériel de vidéoprojection adapté permet aux personnes qui présentent de projeter du contenu visuel pour illustrer leur propos auprès de l’audience. Dans ce cas, il faut s’assurer que les rangées de chaises situées au fond de la salle puissent avoir une bonne visibilité.
La disposition de salle de réunion en théâtre est idéale pour les tables rondes, les lancements de produits, les séminaires, les assemblées générales ou encore les conférences de presse.
NB : La disposition en salle de classe, une variante de la disposition en théâtre, convient également aux examens ou aux cours magistraux ou encore aux formations théoriques. Il est toujours question d’un présentateur ou un orateur, en l’occurrence cela peut être un formateur, professeur ou surveillant qui fait face à une audience. Mais dans ce cas, le public dispose de tables. Comme dans une véritable salle de classe.
La disposition de salle de réunion en rectangle
Salle de réunion “Oxygène” chez Newton Offices Golf des Milles à Aix-en-Provence (13)
Avec plusieurs tables côte à côtes qui forment un plus grand rectangle, c’est une variante de la disposition de salle de réunion de type conférence. Elle permet d’accueillir beaucoup plus de personnes : entre 12 et 70 personnes.
Ici encore l’idée de cette disposition est de faciliter les échanges. Attention notamment au nombre de participants. Lorsque l’on dépasse 30 personnes, la sonorisation des prises de paroles devient nécessaire. L’utilisation de micros et d’une enceinte permettra aux personnes qui s’expriment d’être entendues clairement par tous les participants.
Une disposition idéale pour un comité de direction, une réunion inter-équipe ou encore un conseil d’administration.
La disposition de salle de réunion en U
Salle de réunion “Racine Carrée” chez Newton Offices Haute Borne à Villeneuve d’Ascq (59)
A l’instar des dispositions de type rectangle ou conférence, la configuration des tables qui prennent la forme d’un U, permet à tous les participants de se voir, ce qui facilite les intéractions.
La principale différence réside dans le fait que le 4e côté du rectangle sans table, laisse la place à un écran, un matériel de visioconférence ou même à une personne qui présente. Ainsi aucun des participants ne tourne le dos à l’orateur, au support visuel ou aux personnes à distance.
Cette disposition convient parfaitement à différents types d’événement : du conseil d’administration, à la réunion à distance, en passant par la présentation de produit en ou le comité de direction. En somme, tous les événements qui impliquent que les participants puissent regarder un support visuel.
Les salles de réunion atypiques
Les salles de réunion atypiques sont conçues pour favoriser l’inspiration, la créativité et les échanges productifs. C’est principalement le type de mobilier et l’agencement de ces salles qui les différencient des salles de réunion dites classiques. Par nature, il n’existe donc pas une seule disposition atypique.
C’est la nature de l’évènement, l’usage que l’on souhaite faire de la salle qui va orienter le choix d’une disposition atypique plutôt qu’une autre. En voici quelques exemples.
La disposition créative
Salle de réunion “Lilium” chez Newton Offices Haute Borne à Villeneuve d’Ascq (59)
Une décoration stimulante, différents types de mobilier créant des espaces pour travailler en petits groupes, du matériel collaboratif comme des paperboards et autres tableaux blancs, du matériel vidéo, etc… Dans cette salle de réunion créative, tout est fait pour stimuler la créativité des participants
Idéale pour les ateliers de design thinking, les formations, les brainstorming en équipe… Cette disposition de salle de réunion procure un esprit décontracté aux évènements jusqu’à 50 personnes.
La disposition en gradins
Salle de réunion “Practissium” chez Newton Offices Golf des Milles à Aix-en-Provence (13)
Plusieurs rangées de bancs superposés faisant face à un espace de présentation donnent à ces salles un air d’amphithéâtre. Combiné à du matériel de vidéoprojection, cette disposition est idéale pour les conférences, les formations, les visionnages de films, les présentations avec support visuel, etc. Ce type de salle peut accueillir jusqu’à 50 personnes.
La disposition événementielle
Espace événementiel “Place du Pommier” chez Newton Offices Port Marianne à Montpellier (34)
Un vaste espace avec (ou sans) tables et chaises, un mobilier de type bar couplé à un service de traiteur est idéal pour accueillir les événements networking, les job datings et autres cocktails dinatoires d’entreprises. Des espaces pouvant accueillir jusqu’à 250 personnes.
Vous l’aurez compris, l’organisation de réunion n’est pas chose aisée. Tant de paramètres à prendre en compte en amont pour que votre événement professionnel se passe bien : trouver un lieu facilement accessible, penser aux cafés et au repas pour tous les participants, prévoir un ice-breaker pour bien lancer sa réunion…
Chez Newton Offices, notre métier est de vous faciliter la vie. Une équipe dédiée vous accompagne de A à Z dans l’organisation de vos événements professionnels. De la réservation auprès de notre équipe commerciale basée à Marseille jusqu’au jour J, avec l’accueil de vos convives, les pauses rafraîchissement, café, et repas proposées par nos équipes dédiées
De Marseille à Lille en passant par Lyon, Montpellier et Aix-en-Provence, la diversité de nos espaces, les différentes capacités d’accueil et les configurations possibles font de nos offres de location de salles de réunion la solution idéale quels que soient vos besoins.
